রেস্টুরেন্ট অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার: একটি রান্নাঘরের আসল প্রয়োজন

বাংলাদেশের বেশির ভাগ রেস্টুরেন্ট মালিকের অ্যাকাউন্ট্যান্ট হওয়ার দরকার নেই। তাদের মাথাব্যথা ছাড়াই তিনটি জিনিস জানা দরকার: কী এল, কী গেল, আর কী বাকি। রেস্টুরেন্ট অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারের কাজ দিনের পর দিন তার উত্তর দেওয়া, যাতে ব্যবসার টাকার দিকটা রিসিটের একটি বাক্স আর কেউ বিশ্বাস করে না এমন একটি খাতার বদলে একটি পরিষ্কার ছবি হয়। এই গাইড ব্যাখ্যা করে রেস্টুরেন্ট অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারের কী ঢাকা উচিত, একটি সাধারণ অ্যাকাউন্টিং টুল একটি রান্নাঘরের জন্য কোথায় কম পড়ে, আর Rosuii যা সামলায় আর একটি ডেডিকেটেড অ্যাকাউন্টিং প্যাকেজ এখনো যার জন্য তার মধ্যে একটি সৎ রেখা টানে।

আমরা পরিসর নিয়ে পরিষ্কার থাকব, কারণ এটিই ঠিক সেই এলাকা যেখানে অস্পষ্ট দাবি আসল ক্ষতি করে। Rosuii একটি রেস্টুরেন্টের প্রয়োজনীয় দৈনন্দিন টাকা ব্যবস্থাপনার অনেকটা ঢাকে, তবে এটি একটি পূর্ণ ডাবল-এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম নয়, আর সেই সীমা কোথায় তা আমরা পরিষ্কার বলব।

একটি রেস্টুরেন্টের অ্যাকাউন্টিং থেকে আসলে যা দরকার

একটি রেস্টুরেন্টের টাকার সমস্যা নির্দিষ্ট। নগদ আর মোবাইল মানি সারা দিন ডাইন-ইন, টেকঅ্যাওয়ে আর ডেলিভারি জুড়ে আসে। টাকা যায় সাপ্লায়ারদের কাছে উপকরণের জন্য, স্টাফকে বেতন হিসেবে, আর একটি লম্বা তালিকার চলতি খরচে: ভাড়া, গ্যাস, বিদ্যুৎ, প্যাকেজিং। তার ওপর বসে ভ্যাট আর সার্ভিস চার্জ, যা ঠিকভাবে ট্র্যাক করতে হয়। মালিক যেকোনো সময়ের জন্য বিক্রি, খরচ আর লাভ দেখতে চান, আর জানতে চান তা সঠিক।

তাই মূল কাজগুলো পরিষ্কার: প্রতিটি বিক্রি স্বয়ংক্রিয়ভাবে রেকর্ড করা, ক্যাটেগরিসহ খরচ ধরা, স্টাফকে বেতন দেওয়া, আর সবটা একটি লাভ-ক্ষতি ভিউ আর একটি পরিষ্কার ডে-ক্লোজে গুটিয়ে আনা। একটি সাধারণ অ্যাকাউন্টিং টুল লেজার আর ট্যাক্স ফাইলিং করতে পারে, তবে এটি সাধারণত জানে না একটি কিচেন স্টেশন কী, কাউন্টারে একটি বিকাশ পেমেন্ট নিতে পারে না, আর আপনাকে দেখাবে না কোন মেনু আইটেম বিক্রি হলো। সেই ফাঁকই রেস্টুরেন্ট-সচেতন টুল থাকার কারণ, আর কেন তারা ফ্লোর চালানো বিস্তৃত রেস্টুরেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার-এর সঙ্গে জোড়ে।

Rosuii টাকার দিকে যা ঢাকে

Rosuii বেশির ভাগ রেস্টুরেন্ট যে অপারেশনাল টাকা ব্যবস্থাপনায় সময় কাটায় তা সামলায়, সবটা কাউন্টার চালানো একই সিস্টেমের সঙ্গে বাঁধা, তাই কিছু দুবার ঢোকানো হয় না।

বিক্রি, স্বয়ংক্রিয়ভাবে ধরা

পিওএস-এ রিং করা প্রতিটি অর্ডার তার পুরো ভাঙনিসহ রেকর্ড হয়: আইটেম, ছাড়, কুপন, লয়াল্টি, সার্ভিস চার্জ আর ভ্যাট, সার্ভারে একটি নির্দিষ্ট ক্রমে বসানো। কোনো খাতা নেই আর আবার টাইপ নেই। আপনার বিক্রি রিপোর্ট, আইটেম-বিক্রি রিপোর্ট আর একটি পরিষ্কার ডে-ক্লোজ বা জেড-রিপোর্ট সরাসরি আসল অর্ডার থেকে আসে, তাই টপ লাইন ডিফল্টভাবে সঠিক। আমাদের বিক্রি রিপোর্ট ও জেড-রিপোর্ট গাইড এটি বিস্তারিত ঢাকে, আর ডে-ক্লোজ ওয়াকথ্রু দিনের শেষের রুটিন দেখায়।

খরচ, ক্যাটেগরি আর অনুমোদনসহ

খরচের দিকেই বেশির ভাগ রেস্টুরেন্ট হিসাব হারায়। Rosuii আপনাকে ক্যাটেগরির নামে খরচ রেকর্ড করতে, প্রত্যেকটিতে একটি রিসিট আপলোড করতে, আর একটি অনুমোদন ধাপের মধ্য দিয়ে নিতে দেয়, তাই খরচ মাস শেষে অনুমান করার বদলে লগ আর নিয়ন্ত্রিত হয়। তা সেই চলতি খরচ ঢাকে যা চুপচাপ ঠিক করে একটি ব্যস্ত মাস আসলে লাভজনক ছিল কিনা।

কেনাকাটা আর সাপ্লায়ার খরচ

উপকরণের খরচ একটি রেস্টুরেন্টের সবচেয়ে বড় পরিবর্তনশীল খরচ, তাই এর নিজের সামলানো দরকার। Rosuii অনুমোদন আর পেমেন্ট স্ট্যাটাসসহ সাপ্লায়ারদের কাছে পার্চেজ অর্ডার রেকর্ড করে, তাই আপনি কী কিনলেন আর কী এখনো বাকি তা রেকর্ডে থাকে। ইনভেন্টরির সঙ্গে বাঁধা, এটি আপনাকে সাপ্লায়ার বিলের একটি ড্রয়ারের বদলে স্টক খরচের একটি আসল ভিউ দেয়। দেখুন আমাদের পার্চেজ অর্ডার ও সাপ্লায়ার গাইড।

পেরোল আর স্টাফ খরচ

বেতন একটি বড় মাসিক খরচ, আর Rosuii-তে পেরোল আছে। আপনি স্টাফ ও কর্মচারী, শিফট ও রোস্টার, বেতন ও অগ্রিম বেতন ম্যানেজ করেন, তাই পেরোল একটি আলাদা স্প্রেডশিটের বদলে একই সিস্টেমের অংশ। তা আপনার সবচেয়ে বড় স্থির খরচকে বিক্রির পাশে দৃশ্যমান রাখে। আমাদের রেস্টুরেন্ট পেরোল ম্যানেজমেন্ট গাইড গভীরে যায়।

লাভ আর ক্ষতি, এক জায়গায়

সবটা একসাথে এনে, Rosuii আপনাকে একটি লাভ-ক্ষতি ভিউ দেয় যা একটি বেছে নেওয়া সময়ের জন্য বিক্রির বিপরীতে খরচ বসায়, CSV এক্সপোর্টসহ, প্লাস টেন্যান্ট আর মালিক ড্যাশবোর্ড। বেশির ভাগ একক আউটলেট আর ছোট চেইনের জন্য, সেটাই সেই সংখ্যা যা জরুরি: আমি কি টাকা আয় করছি, আর কোথায় তা ফাঁস হচ্ছে। এর পিছনের সংখ্যা বুঝতে পড়ুন আমাদের ফুড কস্ট পার্সেন্টেজ আর রেস্টুরেন্ট কেপিআই গাইড।

সৎ রেখা: কোথায় একটি ডেডিকেটেড অ্যাকাউন্টিং প্যাকেজ এখনো দরকার

এই অংশ নিয়ে সোজা থাকা দরকার। Rosuii শক্তিশালী টাকা-ট্র্যাকিং বিল্ট-ইনসহ রেস্টুরেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার, একটি পূর্ণ অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম নয়। এটি একটি ডাবল-এন্ট্রি বুককিপিং প্যাকেজ নয়, এটি একটি আনুষ্ঠানিক জেনারেল লেজার, ট্রায়াল ব্যালেন্স বা ব্যালেন্স শিট তৈরি করে না, আর এটি একটি ট্যাক্স-ফাইলিং টুল নয়। আপনার ব্যবসার যদি বিধিবদ্ধ আর্থিক বিবরণী, একজন নিরীক্ষকের জন্য আনুষ্ঠানিক বুককিপিং, ভ্যাট রিটার্ন ফাইলিং, সম্পদ অবচয় তফসিল বা একজন চার্টার্ড অ্যাকাউন্ট্যান্টের পূর্ণ লেজার দরকার, সেগুলো এখনো একটি ডেডিকেটেড অ্যাকাউন্টিং প্যাকেজে বা আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্টের কাছে।

বাংলাদেশের বেশির ভাগ রেস্টুরেন্টের জন্য বুদ্ধিমান সেটআপ হলো Rosuii-কে অপারেশনাল টাকা চালাতে দেওয়া, বিক্রি, খরচ, কেনাকাটা, পেরোল আর দৈনন্দিন লাভের ছবি, আর আনুষ্ঠানিক বই ও ফাইলিংয়ের জন্য আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট বা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারকে পরিষ্কার, এক্সপোর্ট করা সংখ্যা দেওয়া। এভাবে আপনি হাতে একটি লেজারে বিক্রি টাইপ করছেন না, আর আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট একটি খাতার বদলে সঠিক সংখ্যা পায়।

দৈনিক ব্যবহারে পিওএস-এর ভেতরে অপারেশনাল অ্যাকাউন্টিং কেন এখনো জেতে

যদিও এটি একটি পূর্ণ লেজার নয়, টাকার ছবি কাউন্টারের একই সিস্টেমের ভেতরে থাকা একটি রেস্টুরেন্ট চালানোর দৈনিক বাস্তবতার জন্য একটি আসল সুবিধা। বিক্রি ইতিমধ্যে সেখানে, অর্ডার হওয়ার সঙ্গে ধরা, তাই সবচেয়ে ভুল-প্রবণ ধাপ, বিক্রি বইয়ে কপি করা, কেবল নেই। ভ্যাট আর সার্ভিস চার্জ প্রতিটি বিলে একইভাবে হিসাব হয়, তাই ট্যাক্স সংখ্যা সামঞ্জস্যপূর্ণ। আর যেহেতু খরচ, কেনাকাটা আর পেরোল বিক্রির পাশে বসে, আপনি মালিকের আসল প্রশ্নের উত্তর দিতে পারেন, এই মাস কি টাকা আয় করল, যেকোনো সন্ধ্যায়, সপ্তাহ পরে নয় যখন একজন অ্যাকাউন্ট্যান্ট বই ফেরত দেয়।

বাংলাদেশের একটি রেস্টুরেন্টের জন্য, এর মানে টাকার দিকটাও আপনার ভাষা আর আপনার মুদ্রায় কথা বলে: সর্বত্র টাকা, আসল পেমেন্ট পদ্ধতি হিসেবে বিকাশ ও নগদ, রিপোর্ট জুড়ে বাংলা ও ইংরেজি, আর স্থানীয় উপায়ে ভ্যাট ও সার্ভিস চার্জ সামলানো। বিদেশে বানানো একটি সাধারণ অ্যাকাউন্টিং টুল খুব কমই এর কোনোটা স্বাচ্ছন্দ্যে করে। পেমেন্টের দিকের জন্য দেখুন বিকাশ ও নগদ নেওয়া আর বাংলাদেশে ভ্যাট ও সার্ভিস চার্জ নিয়ে আমাদের নোট।

একাধিক ব্রাঞ্চ জুড়ে টাকা

একাধিক আউটলেট চালানো একজন মালিকের জন্য টাকার প্রশ্ন কঠিন হয়, আর এখানেই একটি সংযুক্ত টুল তার মূল্য তোলে। কাগজে বা আলাদা স্প্রেডশিটে ব্রাঞ্চ থাকলে আপনি কখনো ঠিক জানেন না কোন আউটলেট অন্যগুলোকে টানছে, আর একটি দুর্বল ব্রাঞ্চ মাসের পর মাস একটি শক্ত ব্রাঞ্চের পিছনে লুকাতে পারে। যেহেতু Rosuii প্রতিটি ব্রাঞ্চ একই সিস্টেমে রাখে, বিক্রি, খরচ আর লাভ প্রতি ব্রাঞ্চে পড়া যায়, তাই আপনি লোকেশন সৎভাবে তুলনা করতে আর যেটির ফুড কস্ট বা বেতন লাইনের বাইরে চলে গেছে তা ধরতে পারেন। সেই ব্রাঞ্চ-স্তরের ভিউই একটি চেইন অনুভবে চালানো আর সংখ্যায় চালানোর মধ্যে পার্থক্য। আমাদের মাল্টি-ব্রাঞ্চ ম্যানেজমেন্ট গাইড দেখায় বিস্তৃত অপারেশন আউটলেট জুড়ে কীভাবে একসাথে থাকে, আর একই প্রতি-ব্রাঞ্চ স্পষ্টতা টাকার দিকেও বয়ে যায়।

ইন্টারনেট নিয়ে একটি সৎ নোট

Rosuii একটি ব্রাউজার অ্যাপ হিসেবে দেওয়া একটি ক্লাউড সিস্টেম, তাই এটি ফোন, ট্যাবলেট বা ল্যাপটপে অ্যাপের মতো ইনস্টল হয়। লাইন পড়ে গেলে কাউন্টার থেমে যায় না: পিওএস আপনার মেনু ডিভাইসে ক্যাশ করে রাখে আর আউটেজের সময় অর্ডার ডিভাইসেই জমিয়ে রাখে, তারপর সংযোগ ফিরলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিঙ্ক করে, তাই কোনো বিক্রি হারায় না। ব্যাক-অফিসের টাকার কাজ, রিপোর্ট, খরচ, পেরোল আর লাভের ছবি, লাইভ সিস্টেম থেকে পড়ে, তাই সেগুলোর জন্য একটি সংযোগ চাইবেন, তবে কাউন্টারে লাইন পড়লে আর অর্ডার খোয়াতে হয় না। ক্লাউডের সুবিধা হলো আপনার বিক্রি ও খরচ ডেটার স্বয়ংক্রিয় অফ-সাইট ব্যাকআপ, তাৎক্ষণিক আপডেট, আর একটি অফিস পিসি থেকে নয়, যেকোনো জায়গা থেকে আপনার সংখ্যা দেখার ক্ষমতা।

Rosuii কোথায় ফিট করে

Rosuii বাংলাদেশের জন্য ক্লাউড রেস্টুরেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার যা একটি রান্নাঘর যে অপারেশনাল টাকায় চলে তা সামলায়: পিওএস থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ধরা বিক্রি, ক্যাটেগরি ও রিসিটসহ খরচ, সাপ্লায়ার পার্চেজ অর্ডার, পেরোল ও অগ্রিম বেতন, আর একটি পরিষ্কার ডে-ক্লোজসহ একটি লাভ-ক্ষতি ভিউ, সবটা টাকায় আসল বিকাশ ও নগদসহ। এটি সৎভাবে একটি পূর্ণ ডাবল-এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিং প্যাকেজ নয়, তাই এটি ভ্যাট ফাইল করে না বা বিধিবদ্ধ হিসাব তৈরি করে না; সেগুলোর জন্য আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্টের সঙ্গে জোড়ুন। প্রতিটি রেস্টুরেন্ট তার নিজের আলাদা ডেটাবেস আর ব্র্যান্ডেড সাবডোমেইনে চলে, সবটা আপনার ইতিমধ্যে থাকা যন্ত্রের ব্রাউজারে, শুরু করতে একটি ফ্রি প্ল্যান আর পেইড প্ল্যান মাসে ৳৫০০ থেকে ৳২,৫০০, কোনো সেটআপ ফি নেই। পুরো প্ল্যাটফর্ম দেখুন আমাদের রেস্টুরেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার পরিচিতিতে, আর বিলিংয়ের দিক রেস্টুরেন্ট বিলিং সফটওয়্যার-এ।

একটি খাতার বদলে আপনার বিক্রি, খরচ, কেনাকাটা আর পেরোল এক জায়গায় চান? আপনার ফ্রি Rosuii অ্যাকাউন্ট খুলুন এবং আজই আপনার টাকা ট্র্যাকিং সেট করুন।