বাংলাদেশি রেস্টুরেন্টের কমপ্লায়েন্স চেকলিস্ট (restaurant compliance checklist)

রেস্টুরেন্ট চালু করা মানে শুধু জায়গা বাছাই, মেনু তৈরি আর বাবুর্চি নিয়োগ নয়। এই restaurant compliance checklist-এ বাংলাদেশের রেস্টুরেন্টের প্রধান নিবন্ধন, লাইসেন্স, নবায়ন এবং নিয়মিত রিটার্নের বিষয়গুলো এক জায়গায় আনা হয়েছে। এর মধ্যে রয়েছে ট্রেড লাইসেন্স, TIN ও আয়কর, BIN ও VAT, খাদ্য ব্যবসার অনুমোদন, অগ্নিনিরাপত্তা, সাইনবোর্ড এবং কর্মীদের রেকর্ড।

আপনার রেস্টুরেন্টের আইনি কাঠামো, টার্নওভার, অবস্থান, ভবন, যন্ত্রপাতি এবং স্থানীয় কর্তৃপক্ষের ওপর নির্ভর করে সঠিক প্রয়োজনীয়তা ভিন্ন হতে পারে। হার, ফরম, সীমা, সময়সীমা এবং সরকারি ফি পরিবর্তিত হয়। কোনো অর্থ পরিশোধ বা রিটার্ন জমা দেওয়ার আগে NBR-এর e-services পোর্টাল, সংশ্লিষ্ট সিটি করপোরেশন বা স্থানীয় সরকার অফিস এবং লাইসেন্সে উল্লেখ করা কর্তৃপক্ষের কাছ থেকে বর্তমান নিয়ম নিশ্চিত করুন। নতুন বা জটিল ব্যবসার ক্ষেত্রে যোগ্য ট্যাক্স বা আইনজীবীর পরামর্শ নিন।

এই restaurant compliance checklist কীভাবে ব্যবহার করবেন

প্রথমে নির্ধারণ করুন কোন আইনি ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠান রেস্টুরেন্টটি পরিচালনা করছে। এটি একক মালিকানা, অংশীদারি ব্যবসা বা কোম্পানি হতে পারে। লিজ, ট্রেড লাইসেন্স, ব্যাংক হিসাব, e-TIN, BIN এবং অন্যান্য আবেদনে একই আইনি নাম, ঠিকানা এবং মালিক বা পরিচালকের তথ্য ব্যবহার করুন। বানান বা ঠিকানার সামান্য অমিলও নিবন্ধন, নবায়ন বা পরিদর্শনের সময় দেরি করাতে পারে।

এরপর দায়িত্বগুলো তিন ভাগে সাজান: প্রাথমিক নিবন্ধন, নবায়নযোগ্য লাইসেন্স এবং নিয়মিত রিটার্ন। কিছু বিষয় একাধিক ভাগে পড়তে পারে। যেমন, BIN নেওয়া একটি প্রাথমিক কাজ হলেও প্রতি কর মেয়াদে VAT রিটার্ন ও পরিশোধের দায়িত্ব চলতে পারে। কোনো তথ্য পরিবর্তন না হলেও লাইসেন্স নবায়ন করতে হতে পারে।

এককালীন নিবন্ধন, নবায়ন ও মাসিক রিটার্ন

এই টেবিলটি পরিকল্পনার সহায়ক, সব বিষয় প্রতিটি রেস্টুরেন্টের ক্ষেত্রে একইভাবে প্রযোজ্য এমন ঘোষণা নয়। অনুমোদনপত্রে লেখা শর্ত পড়ুন এবং রিটার্ন জমার বর্তমান সময়সূচি ইস্যুকারী কর্তৃপক্ষের কাছ থেকে নিশ্চিত করুন।

১. ট্রেড লাইসেন্স

নির্দিষ্ট ঠিকানায় রেস্টুরেন্ট পরিচালনার মৌলিক স্থানীয় অনুমতি হলো ট্রেড লাইসেন্স। অবস্থান অনুযায়ী এটি সিটি করপোরেশন, পৌরসভা বা অন্য স্থানীয় সরকার কর্তৃপক্ষ ইস্যু করতে পারে। আবেদনের সঙ্গে সাধারণত পরিচয়পত্র, ছবি, জায়গা ব্যবহারের প্রমাণ এবং ব্যবসার তথ্য লাগে। বাড়ির মালিকের সম্মতিপত্র, হোল্ডিং ট্যাক্সের তথ্য বা অতিরিক্ত কাগজপত্রও চাওয়া হতে পারে। লাইসেন্সে ব্যবসার সঠিক ধরন ও ঠিকানা উল্লেখ থাকা জরুরি। প্রস্তুতির তালিকার জন্য বাংলাদেশে রেস্টুরেন্টের ট্রেড লাইসেন্স গাইড পড়ুন, এরপর বর্তমান ফরম ও ফি স্থানীয় অফিস থেকে নিশ্চিত করুন।

২. e-TIN ও আয়কর

রেস্টুরেন্টের মালিক বা পরিচালনাকারী প্রতিষ্ঠানের সঠিক করদাতা পরিচয় থাকতে হবে। e-TIN একটি নিবন্ধন নম্বর, এটি সব কর-সংক্রান্ত দায়িত্ব শেষ হওয়ার প্রমাণ নয়। ব্যবসাকে বিক্রয়, ক্রয়, খরচ, payroll, সম্পদ এবং অনুমোদিত কর ছাড়ের রেকর্ড রাখতে হবে। এরপর আইনি কাঠামো ও কর বর্ষ অনুযায়ী প্রয়োজনীয় আয়কর রিটার্ন জমা দিতে হবে। অংশীদারি ব্যবসা, কোম্পানি এবং ব্যক্তি মালিকের দায়িত্ব আলাদা হতে পারে। কিছু পরিশোধের ক্ষেত্রে উৎসে কর কাটার প্রয়োজনও হতে পারে। নিবন্ধন, হিসাব সংরক্ষণ, রিটার্ন ও কর পরিশোধের পার্থক্য জানতে আমাদের রেস্টুরেন্ট TIN ও আয়কর গাইড দেখুন।

৩. BIN, VAT নিবন্ধন ও VAT রিটার্ন

ট্রেড লাইসেন্স পেলেই VAT নিবন্ধন সম্পন্ন হয়ে গেছে, এমন ধরে নেবেন না। VAT নিবন্ধন বা টার্নওভার করের তালিকাভুক্তি প্রয়োজন কি না জানতে রেস্টুরেন্টের বর্তমান NBR শ্রেণি, টার্নওভার, সেবার ধরন এবং প্রযোজ্য VAT বিধি যাচাই করুন। নিবন্ধিত ব্যবসাকে নিয়ম মেনে চালান দিতে, ক্রয় ও বিক্রয়ের রেকর্ড রাখতে, প্রতিটি কর মেয়াদের রিটার্ন জমা দিতে এবং বকেয়া থাকলে তা পরিশোধ করতে হতে পারে। কোনো VAT পরিশোধযোগ্য না থাকলেও রিটার্ন জমা দেওয়ার দায়িত্ব থাকতে পারে। হার, সীমা, ফরম ও জমার তারিখ পরিবর্তিত হতে পারে, তাই NBR e-services থেকে সরাসরি যাচাই করুন। ব্যবহারিক সূচনা হিসেবে রেস্টুরেন্টের NBR VAT নিবন্ধন গাইড ব্যবহার করতে পারেন।

৪. খাদ্য ব্যবসার লাইসেন্স ও নিরাপত্তা অনুমোদন

রেস্টুরেন্টের অবস্থান ও পরিচালন পদ্ধতি অনুযায়ী কোন খাদ্য ব্যবসা নিবন্ধন, লাইসেন্স বা নিরাপত্তা অনুমোদন প্রযোজ্য তা নির্ধারণ করতে হবে। বাংলাদেশ নিরাপদ খাদ্য কর্তৃপক্ষ, স্থানীয় কর্তৃপক্ষ এবং অন্যান্য নির্ধারিত অফিসের সংশ্লিষ্ট ভূমিকা থাকতে পারে। পরিদর্শকেরা খাদ্য সংরক্ষণ, পরিচ্ছন্নতা, পানি, কীটপতঙ্গ নিয়ন্ত্রণ, বর্জ্য ব্যবস্থাপনা, কর্মীদের স্বাস্থ্যবিধি, কাঁচামালের উৎস এবং রান্না করা ও কাঁচা খাবার আলাদা রাখার ব্যবস্থা পরীক্ষা করতে পারেন। সরবরাহকারীর চালান, পরিচ্ছন্নতার সময়সূচি, প্রযোজ্য ক্ষেত্রে তাপমাত্রা নিয়ন্ত্রণের রেকর্ড এবং সমস্যা সমাধানের প্রমাণ রাখুন। আবেদনের আগে প্রয়োজনীয় কাগজপত্র ও পরিচালনাগত বিষয় যাচাই করতে বাংলাদেশে রেস্টুরেন্টের খাদ্য লাইসেন্স গাইড পড়ুন।

৫. হোটেল ও রেস্টুরেন্ট নিবন্ধন বা লাইসেন্স

খাদ্যনিরাপত্তা অনুমোদন ও ট্রেড লাইসেন্সকে হোটেল ও রেস্টুরেন্ট-সংক্রান্ত আইনের অধীনে প্রয়োজনীয় নিবন্ধন বা লাইসেন্সের বিকল্প হিসেবে ধরে নেওয়া ঠিক নয়। প্রতিষ্ঠান ও এলাকার ওপর নির্ভর করে জেলা প্রশাসন বা অন্য নিয়ন্ত্রণকারী কর্তৃপক্ষের কাছে আবেদন করতে হতে পারে। ভবনের আইনি শ্রেণি, বসার ব্যবস্থা এবং দেওয়া সেবাগুলো যাচাই করুন। আলাদা রেস্টুরেন্ট নিবন্ধন বা লাইসেন্স প্রয়োজন কি না, কী ধরনের পরিদর্শন হবে এবং কত সময় পর নবায়ন করতে হবে তা সংশ্লিষ্ট অফিসে জিজ্ঞাসা করুন।

৬. ফায়ার লাইসেন্স ও ভবনের নিরাপত্তা

ভবনের ব্যবহার, আয়তন, ধারণক্ষমতা, রান্নাঘরের বিন্যাস, LPG সংরক্ষণ, বৈদ্যুতিক লোড এবং জরুরি প্রবেশপথের মতো বিষয়ের ওপর অগ্নিনিরাপত্তার শর্ত নির্ভর করে। ফায়ার সার্ভিস ও সিভিল ডিফেন্সের লাইসেন্স বা ছাড়পত্র প্রয়োজন হলে অনুমোদনের আগে জায়গাটি পরিদর্শন করা হতে পারে। বের হওয়ার পথ খোলা রাখুন, জরুরি অবস্থায় বের হওয়ার নির্দেশনা প্রদর্শন করুন, অগ্নিনির্বাপক যন্ত্র নিয়মিত সার্ভিস করান এবং নিরাপদে গ্যাস ও বিদ্যুৎ বন্ধ করার প্রশিক্ষণ কর্মীদের দিন। ভবনের অনুমোদন থাকলেই সেটি প্রত্যেক ভাড়াটিয়ার রেস্টুরেন্ট কার্যক্রমকে অন্তর্ভুক্ত করবে এমন নয়। আপনার ইউনিটের আলাদা কাগজপত্র প্রয়োজন কি না নিশ্চিত করুন এবং সনদে উল্লেখ করা মেয়াদ অনুসরণ করুন।

৭. সাইনবোর্ডের অনুমতি, ঘোষণা বা কর

রেস্টুরেন্টের বাইরের সাইনবোর্ডের জন্য অনুমতি, ঘোষণা এবং সাইনবোর্ড কর বা অন্য স্থানীয় ফি দিতে হতে পারে। সিটি করপোরেশন ও পৌরসভাভেদে নিয়ম আলাদা হতে পারে। সাইনবোর্ডের আকার, অবস্থান, আলো এবং সংখ্যার ওপর কর বা ফি নির্ভর করতে পারে। বড় আলোকিত সাইনবোর্ড বসানোর আগে লিখিত অনুমোদন নিন। রসিদ ও অনুমতিপত্র ট্রেড লাইসেন্সের ফাইলে রাখুন এবং সাইনবোর্ডের বিষয়টি ট্রেড লাইসেন্সের সঙ্গে নবায়ন হয় নাকি আলাদা প্রক্রিয়ায়, তা যাচাই করুন।

৮. কর্মীদের রেকর্ড ও শ্রম আইন মেনে চলা

প্রতিটি কর্মীর জন্য পরিচয়সংক্রান্ত তথ্য, যোগাযোগের ঠিকানা, নিয়োগের শর্ত, পদ, যোগদানের তারিখ, মজুরি বা বেতন, উপস্থিতি, ছুটি এবং পরিশোধের ইতিহাসসহ একটি ফাইল রাখুন। বর্তমান শ্রম আইন অনুযায়ী কোন রেজিস্টার, নোটিশ, কর্মঘণ্টার সীমা, সাপ্তাহিক ছুটি, ওভারটাইমের নিয়ম, বয়সসীমা এবং কর্মক্ষেত্রের নিরাপত্তা শর্ত প্রযোজ্য, তাও যাচাই করুন। প্রতিষ্ঠানের ধরন অনুযায়ী কলকারখানা ও প্রতিষ্ঠান পরিদর্শন অধিদপ্তরের নিবন্ধন বা লাইসেন্স প্রয়োজন হতে পারে। শুধু অনানুষ্ঠানিক নগদ পরিশোধের নোটের ওপর নির্ভর করবেন না। স্বাক্ষরিত payroll রেকর্ড ও নথিভুক্ত অগ্রিম বেতন বিরোধ কমায় এবং কর পর্যালোচনা সহজ করে।

৯. শর্তসাপেক্ষ অনুমোদন যাচাই করুন

কিছু দায়িত্ব সব রেস্টুরেন্টের জন্য নয়, বরং ভবন ও দেওয়া সেবার ওপর নির্ভর করে। রেস্টুরেন্ট খোলার আগে এবং ব্যবসা সম্প্রসারণের সময় নিচের বিষয়গুলো যাচাই করুন:

• পরিবেশগত ছাড়পত্র: রেস্টুরেন্টের শ্রেণি, বর্জ্য, জেনারেটর, নির্গমন বা অন্য কার্যক্রমের জন্য পরিবেশ অধিদপ্তরের ছাড়পত্র প্রয়োজন কি না জেনে নিন।
• LPG ও জ্বালানি নিরাপত্তা: বাণিজ্যিক সিলিন্ডার সংরক্ষণ, ম্যানিফোল্ড ব্যবস্থা বা বড় পরিমাণে জ্বালানি রাখলে অতিরিক্ত কারিগরি ও সরবরাহকারী-সংক্রান্ত শর্ত প্রযোজ্য হতে পারে।
• ভবন ও ব্যবহার অনুমতি: লিজ, অনুমোদিত ভবন ব্যবহার এবং বাড়ির মালিকের ব্যবস্থাপনায় রেস্টুরেন্ট পরিচালনার অনুমতি আছে কি না নিশ্চিত করুন।
• সংগীত ও বিনোদন: লাইভ অনুষ্ঠান, রেকর্ড করা সংগীত বা বিশেষ আয়োজনের জন্য সাধারণ রেস্টুরেন্ট কার্যক্রমের বাইরেও অনুমতি লাগতে পারে।
• ডেলিভারি ও marketplace রেকর্ড: Foodpanda, Pathao বা অন্য চ্যানেলের অর্ডার, কমিশন, করের কাগজপত্র ও পেআউট নিজের বিক্রয় রেকর্ডের সঙ্গে মিলিয়ে নিন।

নিয়মিত কমপ্লায়েন্স ক্যালেন্ডার তৈরি করুন

একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ঠিক করুন। প্রতিটি বিষয়ের জন্য কর্তৃপক্ষের নাম, নিবন্ধন নম্বর, ইস্যুর তারিখ, মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ, রিটার্নের সময়সূচি, পোর্টাল লগইনের দায়িত্ব এবং কাগজপত্রের অবস্থান লিখে রাখুন। নবায়নের অন্তত ৩০ দিন ও ১৫ দিন আগে রিমাইন্ডার দিন। মাসিক কাজের ক্ষেত্রে আইনগত সময়সীমার আগেই নগদ, bKash, Nagad, COD, marketplace বিক্রয়, ক্রয়, খরচ এবং বাতিল অর্ডার মিলিয়ে নেওয়ার জন্য একটি অভ্যন্তরীণ closing date ঠিক করুন।

মাস শেষে আপনার নথিপত্রের প্যাকে বিক্রয়ের সারসংক্ষেপ, চালানের ক্রম, VAT ও service charge-এর হিসাব, ক্রয়ের কাগজপত্র, খরচের ভাউচার, payroll, ব্যাংক ও mobile payment reconciliation, marketplace statement এবং জমা দেওয়া রিটার্নের কপি রাখুন। হিসাবরক্ষক আপনার হয়ে রিটার্ন জমা দিলে submission acknowledgement ও payment receipt সংগ্রহ করুন। মৌখিক নিশ্চয়তা রিটার্ন জমার প্রমাণ নয়।

পরিদর্শনের জন্য প্রস্তুত নথির ফোল্ডার রাখুন

রেস্টুরেন্টে একটি কাগজের ফোল্ডার এবং নিয়ন্ত্রিত digital copy রাখুন। এর মধ্যে চলতি ট্রেড লাইসেন্স, TIN ও BIN-এর কাগজপত্র, কর জমার স্বীকৃতি, খাদ্য ও অগ্নিনিরাপত্তা অনুমোদন, সাইনবোর্ডের রসিদ, লিজ, কর্তৃপক্ষের চাওয়া বাড়ির মালিকের কাগজপত্র, কর্মীদের রেকর্ড, সরবরাহকারীর চালান, পরিচ্ছন্নতার লগ এবং নিরাপত্তা রক্ষণাবেক্ষণের রেকর্ড রাখুন। ইস্যুকারী কর্তৃপক্ষের নিয়মে জনসমক্ষে সনদ প্রদর্শন করতে বলা হলে তা দৃশ্যমান স্থানে রাখুন।

রেস্টুরেন্টের ঠিকানা, আইনি নাম, মালিকানা, শাখার সংখ্যা, জায়গার আয়তন বা কার্যক্রম পরিবর্তিত হলে ফোল্ডারটি পর্যালোচনা করুন। একটি ঠিকানা বা প্রতিষ্ঠানের নামে ইস্যু করা লাইসেন্স অন্য ঠিকানা বা প্রতিষ্ঠানে স্বয়ংক্রিয়ভাবে কার্যকর নাও হতে পারে। একই ব্র্যান্ড ব্যবহার করলেও দ্বিতীয় শাখার জন্য সাধারণত আলাদা স্থানীয় যাচাই প্রয়োজন হয়।

যেসব সাধারণ ভুল এড়িয়ে চলবেন

• ট্রেড লাইসেন্স, BIN, TIN ও ব্যাংক হিসাবে ব্যবসার নাম বা ঠিকানার ভিন্ন বানান ব্যবহার করা।
• নিবন্ধন, চালান ও VAT জমার দায়িত্ব নিশ্চিত না করে গ্রাহকের কাছ থেকে VAT নেওয়া।
• সরকারি acknowledgement সংগ্রহ না করেই ধরে নেওয়া যে হিসাবরক্ষক রিটার্ন জমা দিয়েছেন।
• ট্রেড লাইসেন্স নবায়ন করলেও ফায়ার, খাদ্য বা সাইনবোর্ড অনুমোদনের মেয়াদ ভুলে যাওয়া।
• একটি সিস্টেমে বিক্রয় রাখলেও ক্রয়, wastage, payroll ও খরচ নথিভুক্ত না করা।
• কমিশন, সমন্বয় ও করের কাগজপত্র না মিলিয়ে marketplace payout-কে সরাসরি বিক্রয় ধরে নেওয়া।

Rosuii দিয়ে পরিচালনাগত রেকর্ড গুছিয়ে রাখুন

Rosuii-এর POS billing, VAT ও service charge breakdown, খরচ, purchasing, কর্মী ও payroll tools, marketplace tagging এবং sales report ব্যবহার করে রেস্টুরেন্ট টিম আরও পরিষ্কার পরিচালনাগত রেকর্ড রাখতে পারে। পর্যালোচনার জন্য CSV export ও day-close report-ও তৈরি করা যায়। Rosuii NBR, সিটি করপোরেশন, খাদ্যনিরাপত্তা বা ফায়ার সার্ভিসের রিটার্ন ও আবেদন জমা দেওয়ার বিকল্প নয়। তবে গুছানো রেকর্ড থাকলে হিসাবরক্ষকের কাছে তথ্য দেওয়া, নবায়ন এবং পরিদর্শনের প্রস্তুতি অনেক সহজ হয়।

বিনামূল্যে শুরু করুন, মেনু সেটআপ করুন এবং রেস্টুরেন্টের দৈনন্দিন কার্যক্রমের আরও পরিষ্কার রেকর্ড তৈরি করুন। Rosuii-তে আপনার রেস্টুরেন্ট নিবন্ধন করুন।