রেস্টুরেন্ট সফটওয়্যার কেনার আগে যে ১২টি প্রশ্ন করবেন

চকচকে demo দেখে প্রায় যেকোনো রেস্টুরেন্ট system-কেই ভালো মনে হতে পারে। আসল পরীক্ষা হয় ব্যস্ত শুক্রবারের service, internet outage, stock-এর গরমিল বা subscription পরিবর্তনের সময়। এই questions to ask restaurant software vendor তালিকাটি কেনার সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলো যাচাই করতে সাহায্য করবে।

প্রতিটি demo-তে checklist-টি সঙ্গে নিন এবং vendor-কে screen-এ উত্তর দেখাতে বলুন। শুধু slide, ভবিষ্যতের roadmap বা মৌখিক প্রতিশ্রুতিতে সন্তুষ্ট হবেন না। এখনো shortlist তৈরি করলে আমাদের বাংলাদেশের রেস্টুরেন্ট management software guide এবং রেস্টুরেন্ট POS comparison checklist-এর সঙ্গে এই guide-টিও পড়ুন।

এই buyer's checklist কীভাবে ব্যবহার করবেন

প্রতিটি vendor-কে একই ১২টি প্রশ্ন করুন। উত্তর কী ছিল, feature-টি demo-তে দেখানো হয়েছে কি না এবং এর জন্য বাড়তি খরচ হবে কি না, সব লিখে রাখুন। Demo-তে একজন cashier, manager বা accountant-কে সঙ্গে নিন। মালিকের চোখ এড়িয়ে যাওয়া workflow-এর সমস্যা তারা দ্রুত ধরতে পারবেন।

• Live demonstration চান: Brochure-এ feature-এর নাম থাকলেই সেটি ব্যবহারযোগ্য অবস্থায় আছে, এমন প্রমাণ হয় না।
• নিজের বাস্তব scenario ব্যবহার করুন: Vendor-কে আপনার menu item, modifier, VAT rule বা purchase order দিয়ে কাজটি করে দেখাতে বলুন।
• বর্তমান ও পরিকল্পিত feature আলাদা করুন: “শিগগির আসছে” বলা হলে delivery date এবং লিখিত প্রতিশ্রুতি চান।
• মোট খরচ নিশ্চিত করুন: Branch, device, printer, payment gateway, training এবং ভবিষ্যতে plan পরিবর্তনের খরচ হিসাব করুন।

12 questions to ask restaurant software vendor teams

১. Service চলাকালে internet বন্ধ হলে কী হবে?

কেন গুরুত্বপূর্ণ: Internet চলে গেলে cashier-কে হাতে লেখা bill-এ ফিরে যেতে হওয়া উচিত নয়। Outage-এর আগে কী download করতে হবে, offline order কোথায় রাখা হবে, duplicate order কীভাবে ঠেকানো হবে এবং connection ফিরলে কী ঘটবে, তা জিজ্ঞেস করুন। কোন কাজগুলোর জন্য তখনও internet প্রয়োজন হবে, সেটিও জানতে হবে।

দুর্বল উত্তর সাধারণত এমন হয়: “Internet তো সাধারণত ভালোই থাকে,” অথবা “পরে order entry করে নেবেন।” এতে operational risk আবার আপনার team-এর ওপরই পড়ে।

উদাহরণ হিসেবে, Rosuii-তে এক ট্যাপের offline-data sync আছে, যা menu ও customer data ডিভাইসে সংরক্ষণ করে। Internet না থাকলেও POS দিয়ে billing চালিয়ে যাওয়া যায়, order স্থানীয়ভাবে queue হয় এবং connection ফিরলে database-এ স্বয়ংক্রিয়ভাবে sync হয়। তবে online bKash বা Nagad payment confirmation এবং অন্য device বা kitchen display-এর সঙ্গে real-time communication-এর জন্য internet প্রয়োজন।

২. Customer list ও order history export করা যাবে কি, এবং কোন format-এ?

কেন গুরুত্বপূর্ণ: আপনার customer ও transaction record যেন একটি product-এর ভেতর আটকে না যায়। একটি sample export চান এবং columnগুলো পরীক্ষা করুন। কার্যকর customer export-এ নাম, phone ও loyalty balance থাকতে পারে। Transaction export-এ প্রয়োজন অনুযায়ী date, order number, item, quantity, discount, VAT, service charge, payment method ও branch শনাক্ত করা উচিত।

দুর্বল উত্তর সাধারণত এমন হয়: “Dashboard-এ সব দেখতে পারবেন।” দেখা আর export করা এক বিষয় নয়। Structured CSV file-এর তুলনায় PDF report আবার ব্যবহার করা কঠিন।

Rosuii customer CSV import ও export এবং report-এর CSV export সমর্থন করে। যেকোনো system কেনার আগে আপনার accountant বা ভবিষ্যতের replacement platform-এর প্রয়োজনীয় নির্দিষ্ট fieldগুলো export-এ থাকবে কি না নিশ্চিত করুন।

৩. আমার data কি shared table-এ থাকবে, নাকি আলাদা database-এ?

কেন গুরুত্বপূর্ণ: Multi-tenant software বিভিন্ন architecture-এ তৈরি হতে পারে। Shared architecture নিজে থেকেই অনিরাপদ নয়, কিন্তু vendor-কে tenant separation, access control, backup এবং ভুল করে এক রেস্টুরেন্টের data অন্য রেস্টুরেন্টের কাছে চলে যাওয়া কীভাবে ঠেকানো হয়, তা পরিষ্কারভাবে বোঝাতে হবে। কারা আপনার record access করতে পারে এবং support access log করা হয় কি না, সেটিও জিজ্ঞেস করুন।

দুর্বল উত্তর সাধারণত এমন হয়: “Cloud-এ আছে, তাই secure।” Cloud hosting data isolation-এর প্রশ্নের উত্তর নয়।

Rosuii-তে প্রতিটি রেস্টুরেন্ট নিজস্ব isolated MySQL database এবং branded subdomain পায়। Vendorরা রেস্টুরেন্টের data কীভাবে আলাদা রাখে, তা তুলনা করার সময় এটিকে একটি নির্দিষ্ট benchmark হিসেবে ব্যবহার করতে পারেন।

৪. Taka-তে প্রকাশিত price কত, এবং পরের tier-এ গেলে কী বদলাবে?

কেন গুরুত্বপূর্ণ: কম starting price-এর plan-এ online ordering, inventory, payroll, report বা multiple branch নাও থাকতে পারে। BDT-তে monthly ও yearly price, order limit, branch limit, setup fee, training charge এবং cancellation rule জিজ্ঞেস করুন। প্রতিটি tier-এর feature list লিখিতভাবে চান।

দুর্বল উত্তর সাধারণত এমন হয়: কোনো লিখিত breakdown ছাড়া বলা, “আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী price হবে।” Custom pricing যৌক্তিক হতে পারে, তবে মোট খরচ এবং কোন শর্তে সেই খরচ নির্ধারিত হয়েছে, তা পরিষ্কার হতে হবে।

তুলনার জন্য, Rosuii-এর প্রকাশিত monthly plan হলো Free ৳০, Starter ৳৫০০, Growth ৳১,২০০ এবং Pro ৳২,৫০০। Tier অনুযায়ী branch, আনুমানিক দৈনিক order এবং feature allowance বদলায়। কোনো setup fee নেই এবং যেকোনো সময় subscription cancel করা যায়।

৫. Systemটি কি সত্যিই bKash ও Nagad payment process করে, নাকি শুধু record রাখে?

কেন গুরুত্বপূর্ণ: POS-এ “bKash” payment label থাকলেও cashier-কে আলাদা handset দেখে manual payment entry করতে হতে পারে। এটি প্রকৃত gateway integration নয়। Vendor-কে একটি test payment শুরু করতে, confirmation গ্রহণ করতে এবং failed বা pending transaction কীভাবে handle করা হয় তা দেখাতে বলুন।

দুর্বল উত্তর সাধারণত এমন হয়: “হ্যাঁ, payment list-এ bKash আছে।” এরপর জিজ্ঞেস করুন কোন bKash product integrate করা হয়েছে এবং আপনার রেস্টুরেন্টের নিজস্ব merchant credentials ব্যবহার হবে কি না।

Rosuii প্রকৃত bKash Tokenized Checkout এবং Nagad Online Payment API সমর্থন করে। প্রতিটি রেস্টুরেন্টের gateway credentials আলাদাভাবে configure করা যায়। Cash on delivery-ও আছে। কোনো simulated card screen-কে live card payment rail হিসেবে ধরে নেবেন না।

৬. এটি কি stock, purchase order ও wastage পরিচালনা করে, নাকি শুধু sales?

কেন গুরুত্বপূর্ণ: Sales report কী বিক্রি হয়েছে তা জানায়, কিন্তু physical stock কেন কমছে তা সবসময় বোঝায় না। কার্যকর inventory workflow-এ stock item, unit, cost, supplier, branch balance, purchase order, receiving, low-stock alert এবং wastage থাকা উচিত। Vendor-কে শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত একটি purchase এবং একটি wastage entry করে দেখাতে বলুন।

দুর্বল উত্তর সাধারণত এমন হয়: “Sales report-এই inventory দেখা যায়।” শুধু sales reporting দিয়ে purchase, spoilage, staff meal বা production loss record করা যায় না।

Rosuii-এর Starter tier থেকে stock item, supplier, purchase order, branchভিত্তিক stock, minimum-stock alert, production এবং wastage record পাওয়া যায়।

৭. এটি কি recipe থেকে নির্ভরযোগ্য plate cost বের করতে পারে?

কেন গুরুত্বপূর্ণ: Recipe costing শুধু ingredient-এর নাম সংরক্ষণ করার বিষয় নয়। Softwareটি ingredient quantity, unit conversion, yield loss, purchase cost-এর পরিবর্তন এবং portion size সামলাতে পারে কি না জিজ্ঞেস করুন। এরপর জানতে চান, কোনো item বিক্রি হলে তার ingredient স্বয়ংক্রিয়ভাবে কমে কি না, নাকি production ও stock consumption আলাদাভাবে record করতে হয়।

দুর্বল উত্তর সাধারণত এমন হয়: “Inventory আছে, তাই recipe costing-ও আছে।” আপনার একটি dish এবং তার প্রকৃত ingredient ব্যবহার করে demo চাইুন।

Rosuii-তে raw material থেকে finished goods তৈরির production workflow আছে। তবে প্রতিটি menu-item sale-এর সঙ্গে ingredient-এর automatic deduction বর্তমানে দাবি করা হয় না। তাই যে রেস্টুরেন্টের এই নির্দিষ্ট workflow দরকার, তাদের পার্থক্যটি হিসাবের মধ্যে রাখতে হবে।

৮. Payroll ও attendance কি এর মধ্যে আছে, নাকি অন্য system লাগবে?

কেন গুরুত্বপূর্ণ: “HR included” বলতে শুধু employee directory বোঝানো হতে পারে। Shift, roster, salary calculation, advance, deduction, attendance capture, payslip এবং role-based access দেখে নিন। কোন অংশ system-এর নিজস্ব এবং কোন অংশে manual entry বা অন্য product দরকার, তা শনাক্ত করুন।

দুর্বল উত্তর সাধারণত এমন হয়: “Employee add করতে পারবেন।” এতে payroll বা attendance প্রমাণিত হয় না।

Rosuii-এর Growth plan-এ employee, shift ও roster, payroll, advance salary এবং role-based permission আছে। Automated attendance capture জরুরি হলে payroll-এর অংশ ধরে না নিয়ে vendor-কে ঠিক সেই workflow দেখাতে বলুন।

৯. Price পরিবর্তনের আগে কতটি branch যোগ করা যাবে?

কেন গুরুত্বপূর্ণ: অনেক মালিকের ধারণার চেয়েও দ্রুত branch pricing একটি বাড়তে থাকা রেস্টুরেন্টের খরচে প্রভাব ফেলে। Kitchen, cloud kitchen, kiosk ও warehouse branch হিসেবে গণনা হবে কি না জিজ্ঞেস করুন। প্রতিটি branch-এর জন্য আলাদা stock, report, printer setting, floor এবং user permission পাওয়া যাবে কি না নিশ্চিত করুন।

দুর্বল উত্তর সাধারণত এমন হয়: অন্তর্ভুক্ত branch সংখ্যা বা অতিরিক্ত charge না জানিয়ে বলা, “আমরা multiple branch support করি।”

Rosuii-এর Free plan-এ একটি, Starter-এ দুটি, Growth-এ তিনটি এবং Pro-তে unlimited branch আছে। System তুলনার সময় শুধু বর্তমান outlet নয়, আগামী দুই বছরে সম্ভাব্য branch সংখ্যার ভিত্তিতে price হিসাব করুন।

১০. ব্যবহারযোগ্য interface কি সত্যিই Bangla-তে পাওয়া যায়?

কেন গুরুত্বপূর্ণ: Marketing website অনুবাদ করা থাকলেই cashier, kitchen ও management screen-ও অনুবাদ করা আছে, এমন নয়। যারা systemটি ব্যবহার করবেন, তাদের Bangla interface-এ order entry, modifier, payment, stock receiving ও report পরীক্ষা করতে দিন। Language বদলালে data বা workflow-এ কোনো সমস্যা হয় কি না দেখুন।

দুর্বল উত্তর সাধারণত এমন হয়: “Bangla support শিগগির আসছে,” অথবা “Menu Bangla-তে লেখা যাবে।” Menu text এবং interface translation দুটি আলাদা capability।

Rosuii English ও Bangla উভয় ভাষায় ব্যবহার করা যায়। এর মধ্যে রেস্টুরেন্ট management workflow এবং customer-facing menu experience-ও রয়েছে।

১১. Payment বন্ধ করলে আমার data-র কী হবে?

কেন গুরুত্বপূর্ণ: Cancellation terms-এ access, export window, data retention এবং deletion সম্পর্কে পরিষ্কার ব্যাখ্যা থাকা উচিত। মেয়াদ শেষ হওয়ার পর কত দিন login করা যাবে, কোন export পাওয়া যাবে, backup দেওয়া সম্ভব কি না এবং vendor কখন database স্থায়ীভাবে delete করবে, তা জিজ্ঞেস করুন। উত্তরটি contract বা service terms-এ লিখিতভাবে নিন।

দুর্বল উত্তর সাধারণত এমন হয়: “আপনার data সবসময় safe থাকবে।” Data safe থাকা এবং cancellation-এর পর access পাওয়া এক বিষয় নয়।

Vendor retention period-এর প্রতিশ্রুতি দিলেও service cancel করার আগে গুরুত্বপূর্ণ record export করুন। বর্তমান system বদলাতে চাইলে export, opening stock এবং staff training পরিকল্পনার জন্য এই রেস্টুরেন্ট software switching guide ব্যবহার করুন।

১২. শুক্রবার রাত ৯টায় সমস্যায় পড়লে কে উত্তর দেবে?

কেন গুরুত্বপূর্ণ: রেস্টুরেন্ট support-এর সবচেয়ে বেশি প্রয়োজন service চলাকালে, শুধু office hour-এ নয়। Support hour, contact channel, সম্ভাব্য response time এবং billing failure-এর escalation process জিজ্ঞেস করুন। আপনি trained product specialist, সাধারণ call centre নাকি শুধু ticket queue-এর সহায়তা পাবেন, তা জানুন।

দুর্বল উত্তর সাধারণত এমন হয়: লিখিত সময় বা response target ছাড়া বলা, “আমাদের team সবসময় available।” চুক্তি করার আগে প্রতিশ্রুত support window-তে numberটিতে call করে পরীক্ষা করুন।

Sales pitch নয়, demonstration-কে score দিন

প্রতিটি demo-এর পর প্রত্যেক প্রশ্নকে demonstrated, partially answered অথবা not available হিসেবে চিহ্নিত করুন। এরপর আপনার non-negotiable প্রয়োজনগুলো আলাদা করুন। ছোট café-র কাছে সহজ billing ও Bangla usability বেশি গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে। অন্যদিকে multi-branch রেস্টুরেন্টের অগ্রাধিকার হতে পারে branch stock, payroll, data isolation এবং consolidated reporting।

শুধু সবচেয়ে বড় feature list দেখে কিনবেন না। এমন system নিন যা আপনার বাস্তব service condition সামলাতে পারে, নিজের সীমাবদ্ধতা পরিষ্কার করে এবং data export বা business expansion-এর পূর্বানুমানযোগ্য পথ দেয়। Vendor-এর সেরা উত্তর হলো এমন উত্তর, যা পরীক্ষা করে দেখা যায়।

Rosuii দিয়ে checklistটি পরীক্ষা করুন

Rosuii বিনা খরচে শুরু করা যায় এবং hardware lock-in ছাড়াই phone, tablet ও laptop-এ browser-based PWA হিসেবে চলে। কোনো paid tier আপনার operation-এর জন্য উপযুক্ত কি না ঠিক করার আগে POS, bilingual interface, table, customer এবং basic report পরীক্ষা করতে পারবেন। Rosuii-তে register করে একটি বাস্তব রেস্টুরেন্ট workspace-এ এই ১২টি প্রশ্ন যাচাই করুন।