Restaurant Goods Receiving Checklist: Food Delivery Inspection ও Stock Handover
Purchase order, food-safety inspection, quantity evidence, hold/reject decision ও stock entry connect করা receiving checklist।
সর্বশেষ যাচাই: 2026-08-30
Restaurant goods receiving checklist delivery-কে verify করার আগে stock হতে দেয় না। এটি supplier ও purchase order-এর সঙ্গে quantity, unit, packaging, date information, product condition, required temperature, allergen declaration, acceptance decision ও storage handover connect করে। এই connection না থাকলে shortage kitchen wastage মনে হতে পারে এবং damaged chilled item clear decision ছাড়া service-এ ঢুকতে পারে।
Codex incoming ingredient specification অনুযায়ী procure এবং প্রয়োজনমতো damaged packaging, use-by information, allergen ও temperature check করতে বলে। Supplier, date ও quantity-এর মতো key receiving information retain করার কথাও বলে। নিচের checklist busy restaurant অনুসরণ করতে পারে এমন sequence-এ check সাজিয়েছে।
Copy-ready receiving checklist
| Check | Evidence | Outcome |
|---|---|---|
| Supplier ও delivery | Supplier, vehicle, driver, date/time ও invoice/challan | Identity confirm বা escalate |
| Purchase authority | Approved PO বা documented emergency approval | Authorised order-এর বিপরীতে receive |
| Item ও specification | Name, brand/grade, pack size, unit ও approved substitute | Match, hold বা reject |
| Quantity | Ordered, delivered, accepted, short, excess ও damaged | Accepted quantity record |
| Packaging ও date | Seal, damage, contamination, label ও date condition | Lot accept, hold বা reject |
| প্রয়োজনীয় temperature | Approved target, actual reading, method ও device ID | Lot accept, hold বা reject |
| Allergen ও traceability | Declared allergen, lot/batch ও supplier trace | Correct identity বা hold |
| Handover | Storage location, receiver, storekeeper ও entry reference | Entry-এর পর stock available |
এই অংশের উৎস: Codex General Principles of Food Hygiene CXC 1-1969
Vehicle আসার আগে receiving point প্রস্তুত করুন
Delivery window set করুন, receiving area clear ও clean রাখুন এবং chilled, frozen বা perishable food অপ্রয়োজনে অপেক্ষা না করিয়ে inspect করার staff রাখুন। Receiver-এর approved PO, item specification, প্রয়োজনীয় thermometer, scale/count tool, hold label, photo/note method এবং exception approver-এর access দরকার।
Incoming goods-কে waste, return, chemical ও customer traffic থেকে separate করুন। Food unclean floor-এ রাখবেন না। Agreed time-এর বাইরে বা trained receiver ছাড়া delivery এলে unassigned employee-কে received sign করতে না বলে escalation rule অনুসরণ করুন।
Supplier, PO ও delivery document match করুন
Approved supplier name, delivery address, restaurant branch, PO number, invoice/challan number, order date ও delivery date confirm করুন। Supplier document supplier কী delivered বলছে তা দেখায়; restaurant-এর count ও inspection replace করে না। সম্ভব হলে receiving record ও supplier acknowledgement উভয় জায়গায় difference mark করুন।
PO না থাকলে stock entry-এর আগে emergency-purchase reference ও approving person চান। এতে convenience purchase budget, specification ও supplier review bypass করতে পারে না। Paperwork complete দেখাতে backdated PO বানাবেন না; exception preserve করে normal ordering কেন fail করেছে review করুন।
Item, pack size, unit ও substitute verify করুন
Common name match না করে exact item specification পড়ুন। এক carton oil-এর bottle count বা volume approved carton থেকে different হতে পারে। Relevant brand/grade, unit of measure, pack configuration ও restaurant stock unit-এ accepted quantity record করুন। Controlled conversion ব্যবহার করুন, mental estimate নয়।
Substitute quality, yield, allergen profile, preparation, food cost বা menu promise বদলালে documented approval চাইবে। Invoice total similar বলে receiver cheaper brand accept করবেন না। Pre-approved substitute থাকলে conditionsসহ item master-এ রাখুন।
Food safety ও suitability inspect করুন
Vehicle cleanliness ও separation, outer/inner packaging, seal, pest, moisture, leakage, swelling, breakage, unusual odour, visible contamination ও date information inspect করুন। Approved specification temperature check চাইলে defined method ব্যবহার করে actual reading, device ID, item/lot ও time লিখুন। Measurement-এ packaging damage বা food contamination করবেন না।
WHO ও BFSA clean handling, raw/cooked separation, safe temperature ও safe raw material emphasize করে। এগুলো inspection guide করে, কিন্তু accepted limit ও decision product specification এবং approved procedure থেকে আসবে। Suspect food taste করে acceptance test করবেন না।
এই অংশের উৎস: WHO Five Keys to Safer Food manual · Bangladesh Food Safety Authority: Five keys to safer food
Sign করার আগে count ও weigh করুন
Ordered, delivered ও accepted quantity আলাদা record করুন। Sealed pack count এবং restaurant-এর sampling/full-check rule অনুযায়ী selected weight verify করুন। Variable-weight goods-এর gross, packaging/tare treatment ও agreement-defined accepted net quantity লিখুন। Practical হলে vehicle যাওয়ার আগে damaged ও missing unit photo/note করুন।
Accepted quantity different হলে invoice quantity stock-এ দেবেন না। Receiving record accepted quantity feed করবে; shortage, excess, free goods ও rejected amount supplier settlement-এর জন্য visible থাকবে। নাহলে next stock count false variance দেখায় এবং না আসা item-এর জন্য kitchen blamed হয়।
Accept, hold ও reject সঠিকভাবে ব্যবহার করুন
Held stock available stock নয়। Clear label, physical separation ও system status দিন, যাতে rush-এ cook নিতে না পারে। Initial checker authority-এর বাইরে safety বা commercial exception বানাবেন না। Authorised reviewer-এর decision time ও name record করুন।
| Status | Meaning | Required control |
|---|---|---|
| Accept | Specification ও check pass | Accepted quantity enter ও correct storage-এ move |
| Partial accept | কিছু unit pass, অন্যগুলো fail | Quantity separate ও supplier acknowledgement document |
| Hold | Authorised review দরকার | Identify, segregate ও use block |
| Reject | Lot বা unit accepted নয় | Return/disposal-এর জন্য control ও evidence |
| Conditional deviation | Written procedure-এর authorised exception | Reason, risk assessment, approver ও affected use record |
Allergen, lot ও traceability capture করুন
Relevant হলে declared allergen ও label approved product-এর সঙ্গে compare করুন। Substitute flour, sauce, spice mix বা dessert ingredient পরিচিত নাম হলেও allergen profile বদলাতে পারে। Menu, recipe, storage separation ও customer information impact assess না হওয়া পর্যন্ত unapproved change hold করুন।
Applicable lot/batch, production বা expiry information এবং supplier traceability record করুন। Outer carton সরানোর পর required identity approved method-এ transfer করে label readable রাখুন। Complaint বা recall-এ traceability একই ধরনের সব item discard না করে right stock isolate করতে সাহায্য করে।
এই অংশের উৎস: Codex General Principles of Food Hygiene CXC 1-1969
Immediately stock handover complete করুন
Accepted chilled, frozen, dry ও chemical item dock-এ একসঙ্গে না রেখে correct area-এ move করুন। Storage location, time ও employee record করুন। Rotation ও label control apply করুন। Accepted goods department-এর মাঝে unentered বা unlabelled থাকলে receiving complete নয়।
Storekeeper inventory system-এ accepted quantity ও item ID confirm করবেন। Goods-received reference-কে PO ও supplier document-এর সঙ্গে link করুন। Cost update accounting policy ও approved invoice process অনুসরণ করবে। IAS 2 inventory cost framework দেয়; freight, discount, tax ও abnormal loss treatment accountant ঠিক করবেন।
এই অংশের উৎস: IFRS Foundation: IAS 2 Inventories
Receiving data দিয়ে supplier performance review করুন
Supplier ও item অনুযায়ী on-time arrival, complete quantity, specification match, packaging failure, rejected unit, credit-note delay ও repeat deviation summarize করুন। Denominatorসহ rate ব্যবহার করুন: দুই delivery-তে দুই rejection এবং দুইশ delivery-তে দুই rejection এক নয়। Unsupported public ranking বানাবেন না; private corrective discussion ও sourcing decision-এ evidence ব্যবহার করুন।
Failure repeat হলে root cause ও corrective action চান। Unclear specification, late order, unsuitable delivery window বা slow unloading-এ restaurant contribute করেছে কি না দেখুন। Receiving record specific হলে vendor failure ও restaurant process failure আলাদা করা যায়।
Receiving shift handover field
Complete handover next shift-কে held goods use বা duplicate replacement order থেকে রক্ষা করে। Incoming manager open item acknowledge ও evidenceসহ close করবেন। Stock, supplier ও finance record agree না হওয়া পর্যন্ত day close-এ outstanding receiving exception review করুন।
- Expected কিন্তু না আসা delivery
- Held lot ও hold-এর reason
- Collection-এর অপেক্ষায় rejected goods
- Shortage ও supplier acknowledgement
- Accepted কিন্তু stock-এ enter হয়নি এমন item
- Temperature বা equipment issue
- Credit note, replacement বা return reference
- Open decision owner ও deadline
এই তথ্য কীভাবে হিসাব ও যাচাই করা হয়েছে
Checklist Codex guidance অনুসরণ করে, যেখানে incoming material specification অনুযায়ী purchase, প্রয়োজনমতো inspect এবং supplier, date ও quantity-এর key information document করতে বলা হয়েছে। WHO ও BFSA principle cleanliness, separation ও temperature handling-এর ভিত্তি দেয়। Approval role ও form layout practical restaurant control; Bangladesh-এর statutory form নয়।
Universal acceptance temperature, shelf-life বা tolerance বসানো হয়নি। Restaurant-কে approved product specification, food-safety limit, contract ও authority requirement checklist-এ load করতে হবে। Receiver evidence record করে authorised accept, hold বা reject decision নেবেন।
Restaurant receiving checklist approved order ও usable stock-এর মাঝের control point। Inventory balance বদলানোর আগে identity, specification, quantity, packaging, food-safety condition, traceability ও acceptance verify করে।
Receiving point-এ copy-ready table ব্যবহার করে প্রতিটি item-এর real specification ও approved control load করুন। Accept, hold ও reject physically এবং digitally distinct রাখুন এবং exception supplier settlement ও stock reconciliation-এর সঙ্গে link করুন।
সম্পর্কিত গাইড
- Restaurant purchase order template Bangladesh
- Restaurant purchase order ও supplier management
- Restaurant raw material sourcing Bangladesh
- Restaurant temperature log sheet
রসুইয়ে এই ফিচারটি দেখুন: Rosuii-তে supplier, purchase order, receiving ও branch stock manage করুন
যাচাই করা উৎস
সাধারণ প্রশ্ন
Restaurant-এ food receive করার সময় কী check করবেন?
Hold ও reject-এর difference কী?
Stock-এ invoice quantity না accepted quantity যাবে?
Receiver কি substitute ingredient approve করতে পারেন?
Receiving-কে purchase order-এর সঙ্গে link কেন?
রসুই দিয়ে আপনার রেস্টুরেন্ট চালান
পিওএস, মেনু, ইনভেন্টরি, পে-রোল এবং আরও অনেক কিছু — বাংলাদেশের রেস্টুরেন্টের জন্য তৈরি।
শুরু করুন
