Restaurant Petty Cash Voucher Template Bangladesh: Approval, Receipt ও Reconciliation
Small restaurant expense, receipt, approval, top-up ও independent count-এর numbered petty-cash voucher workflow।
সর্বশেষ যাচাই: 2026-08-30
Restaurant petty cash voucher template Bangladesh cash box থেকে money কেন বের হলো, কে পেল, কে authorise করল, কোন expense/stock account-এ যাবে, কোন evidence support করে এবং remaining fund কে check করেছে তা prove করবে। Drawer-এর loose receipt expense approved, duplicate, personal না correct branch-এ posted তা দেখায় না।
Core control simple: documented top-up/return adjust করার পর cash on hand plus valid unsettled voucher ও approved evidence authorised fund balance-এর সঙ্গে reconcile করবে। General internal-control guidance transaction documentation, physical safeguard, key responsibility separation ও reconciliation support করে। Template universal taka limit না বানিয়ে restaurant shift-এ idea adapt করে।
Copy-ready petty cash voucher
| Field | Entry |
|---|---|
| Voucher identity | Sequential number, branch, date ও status |
| Request | Payee/requester, business purpose, needed-by time ও requested amount |
| Classification | Expense category, account/cost centre, supplier/item reference |
| Authority | Policy/threshold reference, approver, approval time ও exception reason |
| Payment | Amount paid, cash reference, payer ও recipient signature |
| Evidence | Receipt/invoice/challan number, date, amount ও attachment |
| Settlement | Actual expense, cash returned, difference ও time |
| Posting/review | Expense entry ID, reviewer, reconciliation batch ও closure |
Petty cash কী pay করবে আর কী করবে না define করুন
Normal purchasing বা electronic-payment route practical নয় এমন small urgent business expense-এর approved-use list করুন। Prohibited use-ও লিখুন: personal loan, undocumented salary advance, accounts-এর supplier invoice, approval avoid করতে split purchase, বা POS refund workflow-এর customer refund।
Accountant-এর সঙ্গে branch-specific limit ও approver set করুন। Limit business purpose ছাড়া spending permission নয়। Same supplier বা need-এর limit-এর ঠিক নিচের কয়েকটি purchase একসঙ্গে review করুন। Regular stock item-এর repeated petty purchase procurement বা par-level problem দেখায়।
Sequential voucher ও visible status ব্যবহার করুন
Payment-এর আগে voucher number দিন এবং cancelled number preserve করুন। Requested, Approved, Paid, Awaiting receipt, Settled, Posted ও Cancelled status ব্যবহার করুন। Missing number investigate হবে, sequence থেকে silently remove নয়। Independent box হলে branch prefix রাখুন।
Payment voucher ও reimbursement voucher different flow। Advance-এ cash issue ও পরে actual expense plus returned cash settle হয়। Reimbursement-এ employee authorised business expense already pay করেছেন এবং অন্য জায়গায় claim হয়নি confirm করুন। Form flow explicit করবে।
Practical হলে cash বের হওয়ার আগে approve করুন
Approver purpose, amount, category, payee এবং normal PO/payment process কেন suitable নয় দেখবেন। Emergency after-hours spending documented immediate authority ও next-day review ব্যবহার করতে পারে। Unapproved payment normal দেখাতে approval backdate করবেন না।
Staffing allow করলে requester, approver, cash custodian ও reviewer separate করুন। Other setting-এর GAO finding custody, record ও reconciliation এক person control করলে error/fraud risk কেন বাড়ে দেখায়। Full separation possible না হলে owner review, numbered evidence ও surprise count যোগ করুন।
এই অংশের উৎস: GAO internal-control report on cash documentation, reconciliation and segregation
Business ও accounting evidence capture করুন
Supplier/recipient, date, item/service, relevant quantity, receipt/invoice reference, gross amount, accountant-defined tax treatment ও business purpose লিখুন। Expense poster handwriting থেকে branch/category infer করবে না। Stock purchase item ও receiving record-এর সঙ্গে link করুন, যাতে inventory miscellaneous expense-এ disappear না করে।
Normal receipt না থাকলে supplier, purpose, date, amount, reason ও approving exceptionসহ missing-evidence declaration ব্যবহার করুন। এটি rare ও separately reported হবে। Declaration tax evidence replace করে না এবং accountant-কে deduction/treatment accept করতে বাধ্য করে না।
Advance পুরো settle করুন
Old advance overdue থাকলে authorised/visible exception ছাড়া same person-কে new advance দেবেন না। Person ও branch অনুযায়ী unsettled advance age করুন। Supported ও classified না হওয়া পর্যন্ত advance expense নয়।
| Settlement line | Formula/evidence |
|---|---|
| Cash advanced | Approved voucher-এ issued amount |
| Supported business expense | Policy-accepted valid evidence total |
| Cash returned | Custodian-কে physical cash return |
| Unresolved difference | Advance minus accepted expense minus returned cash |
| Posting | Expense ও cash-return entry reference |
| Closure | Custodian ও independent reviewer confirm |
Imprest logic-এ replenish করুন
Fixed-fund/imprest-style approach-এ authorised balance defined থাকে। Replenishment arbitrary round amount add না করে reviewed/posted voucher total replace করে, cash return ও adjustment বিবেচনায়। Top-up bank/main-cash reference ও receiver লিখুন।
Replenishment-এর আগে cash count ও open voucher reconcile করুন। Future top-up দিয়ে old shortage hide করবেন না। IAS 7 cash-flow financial-reporting framework দেয়; ledger presentation ও fund arrangement policy definition accountant ঠিক করবেন।
এই অংশের উৎস: IFRS Foundation: IAS 7 Statement of Cash Flows
Daily reconciliation table
Exact equation fund design-এর ওপর নির্ভর করে। Policy-তে document করুন এবং difference disappear করাতে component বদলাবেন না। Shortage/overage count-এর পরে বানানো miscellaneous voucher নয়, cash-variance investigation-এ যাবে।
| Component | Amount | Evidence |
|---|---|---|
| Authorised fund | Policy amount | Fund approval |
| Physical cash | Denomination total | Count sheet |
| Paid vouchers not replenished | Reviewed voucher total | Voucher batch |
| Approved unsettled advances | Open advance total | Named list |
| Documented top-up/return in transit | Supported amount | Transfer/cash reference |
| Calculated difference | Fund minus accountable components | Variance report |
| Reviewer | Name/time | Independent sign-off |
Cash secure ও access restrict করুন
Named custodian এবং controlled key/code accessসহ locked location-এ fund রাখুন। Cashier float, tips, customer deposit, owner drawing বা personal money-এর সঙ্গে mix করবেন না। Custody change-এ practical হলে দুই person-এর উপস্থিতিতে count ও handover করুন।
General internal-control guidance cash-কে vulnerable asset ধরে physical safeguard ও divided responsibility চায়। Blank voucher control করুন, revision trail ছাড়া approval-এর পর edit prevent করুন এবং create, approve, pay, post ও close permission restrict করুন।
এই অংশের উৎস: GAO Internal Control Management and Evaluation Tool
Independent ও surprise check করুন
Routine reconciliation এবং সম্ভব হলে daily custody থেকে independent person-এর occasional unannounced count করুন। Cash count, voucher sequence, receipt test, open advance confirm ও expense system compare করুন। Difference না থাকলেও result record করুন।
Repeated missing receipt, round amount, duplicate supplier, weekend entry, payment-এর পরে approval, split transaction, long-open advance ও frequent correction investigate করুন। এগুলো review signal, automatic misconduct proof নয়। Evidence preserve ও fair documented process follow করুন।
Month-end petty cash pack
Regular petty purchase normal supplier/PO process-এ transfer করা যায় কি না review করুন। Best petty-cash system সময়ের সঙ্গে ছোট হয় কারণ recurring need planned হয়, staff recording বন্ধ করে বলে নয়।
- Opening authorised fund ও approved change
- Cancellationসহ sequential voucher register
- Receipt/approved exception evidenceসহ voucher
- Category/branch অনুযায়ী expense posting report
- Age ও ownerসহ open advance
- Top-up ও cash-return reference
- Final denomination count ও reconciliation
- Variance report ও corrective action
- Independent reviewer sign-off
- Policy exception ও repeat-use analysis
এই তথ্য কীভাবে হিসাব ও যাচাই করা হয়েছে
Voucher broadly accepted control idea ব্যবহার করে: numbered documentation, practical হলে prior approval, physical safeguarding, custody ও review separation, এবং periodic reconciliation। GAO source public-sector setting-এ general principle illustrate করে; Bangladesh restaurant law নয়। IAS 7 শুধু cash ও cash-flow reporting context-এর জন্য।
Universal petty-cash limit, tax rule, expense category বা retention period বানানো হয়নি। Restaurant owner ও accountant applicable Bangladesh requirement অনুযায়ী authorised use, threshold, tax evidence, approval role, top-up method ও retention define করবেন।
Petty-cash voucher request, approval, payment, evidence, settlement, posting ও reconciliation agree হলে complete। Numbered form ও physical safeguard genuine urgent purchase slow না করে small cash expense traceable করে।
Template copy করে owner/accountant authorised use, limit, evidence ও tax treatment set করুন। Petty cash cashier drawer থেকে separate রাখুন এবং unexplained difference new voucher-এ hide না করে variance report-এ পাঠান।
সম্পর্কিত গাইড
- Restaurant expense management software
- Restaurant daily accounting হিসাব
- Restaurant cashier closing checklist
- Restaurant cash variance report template
রসুইয়ে এই ফিচারটি দেখুন: Rosuii-তে restaurant expense, approval ও branch report track করুন
যাচাই করা উৎস
সাধারণ প্রশ্ন
Restaurant petty cash voucher-এ কী থাকবে?
সব restaurant-এর এক petty cash limit হতে পারে?
Employee receipt না দিলে কী হবে?
Petty cash cashier float-এর সঙ্গে mix হবে?
Petty cash কীভাবে replenish হয়?
রসুই দিয়ে আপনার রেস্টুরেন্ট চালান
পিওএস, মেনু, ইনভেন্টরি, পে-রোল এবং আরও অনেক কিছু — বাংলাদেশের রেস্টুরেন্টের জন্য তৈরি।
শুরু করুন
