Restaurant Supplier Comparison Sheet: Price, Quality, Delivery ও Risk Template

সর্বশেষ যাচাই: 2026-08-30

Restaurant supplier comparison sheet lowest total বাছার আগে তিনটি quotation comparable করে। একই item specification, pack ও unit, usable quantity, delivery cost, minimum order, payment term, food-safety evidence, substitute rule, lead time ও receiving history align করে। Normalisation ছাড়া smaller pack বা lower yield বেশি cost হলেও winner হতে পারে।

Codex incoming material specification অনুযায়ী procure করতে বলে এবং কিছু ingredient-এর জন্য supplier quality-assurance activity appropriate হতে পারে বলে। Fair comparison pass/fail requirement দিয়ে শুরু হবে, তারপর remaining commercial ও service difference score করবে। নিচের template number এবং decision evidence দুটিই preserve করে।

Copy-ready supplier comparison table

এই অংশের উৎস: Codex General Principles of Food Hygiene CXC 1-1969

Scoring-এর আগে pass/fail gate set করুন

Low price-এর সঙ্গে trade করা যাবে না এমন condition list করুন: correct item identity, approved specification, required food-safety/legal evidence, allergen information, traceability, delivery condition ও critical service window। Gate fail হলে supplier ineligible বা conditional mark করুন। Weighted score দিয়ে critical failure hide করবেন না।

Quotation review-এর আগে acceptable evidence ও verifier define করুন। Document filename current, supplied product-এর relevant বা same business-এর নামে issued হওয়ার proof নয়। Applicable issue, expiry, scope ও verification date লিখুন। Uncertainty-তে guessed score না দিয়ে escalate করুন।

Pack, unit ও price normalize করুন

প্রতিটি quote একই comparison unit-এ convert করুন। একজন 5-litre container এবং অন্যজন চারটি 2-litre bottle-এর case quote করলে price per litre compare করুন, আবার pack restaurant spoilage ছাড়া use ও store করতে পারে কি না দেখুন। Comparable price-এ delivery, discount ও applicable tax included কি না লিখুন।

Conversion-এর পাশে original quotation রাখুন। Formula, unit ও reviewer লিখুন যাতে অন্য person repeat করতে পারেন। Validity date, minimum order ও order multiple ছাড়া শুধু price sheet-এ তুলবেন না। Cheap unit price branch safely rotate করতে পারে তার চেয়ে বেশি stock কিনতে বাধ্য করতে পারে।

Purchase cost নয়, usable cost compare করুন

Trim, breakage, variable water content বা inconsistent portion yield-এর product-এ documented kitchen/receiving test দিয়ে accepted usable output compare করুন। Sample size, method, date ও result রাখুন। এক convenient batch থেকে supplier yield claim করবেন না; defined period বা repeated test ব্যবহার করুন।

IAS 2 inventory purchase ও conversion cost-এর accounting context দেয় এবং abnormal waste সাধারণত inventory cost থেকে বাদ থাকে। Financial treatment accountant set করবেন। Supplier selection-এর operating point হলো: lower invoice price higher cost per sellable portion তৈরি করতে পারে।

এই অংশের উৎস: IFRS Foundation: IAS 2 Inventories

Delivery ও receiving performance score করুন

সবসময় denominator ও period দেখান। One delivery-তে 100% on-time rate meaningful history-এর stable rate-এর চেয়ে কম informative। সম্ভব হলে same item, route ও expected window compare করুন। Supplier-caused delay restaurant change বা unloading queue থেকে আলাদা করুন।

Food safety, allergen ও traceability review করুন

Relevant ingredient-এ specification control, label/allergen accuracy, lot traceability, transport condition, cold-chain evidence, complaint response ও document status evaluate করুন। Codex supplier assurance, incoming inspection, allergen control ও documentation-কে safe material management-এর অংশ হিসেবে রাখে। Depth ingredient risk ও restaurant process অনুযায়ী হবে।

Review না করা certificate-এর জন্য point দেবেন না। Missing/expiring evidence gap status ও deadline দিন। Supplier dry packaging-এর জন্য approved কিন্তু high-risk chilled item-এর জন্য নয় হতে পারে; unlimited supplier approval না দিয়ে category/item অনুযায়ী approval record করুন।

এই অংশের উৎস: Codex General Principles of Food Hygiene CXC 1-1969

Cash flow-এর সঙ্গে commercial term দেখুন

Payment timing, advance, credit limit, return terms, price-review notice, delivery charge, minimum order ও credit-note process compare করুন। Accountant tax ও document treatment confirm করবেন। Price, quality বা claim resolution weak হলে longer credit term automatically better নয়।

Expected order frequency ও cash commitment দেখান। High MOQ price saving recover করার আগে cash, storage ও shelf life consume করতে পারে। Restaurant actually কিনে না এমন ideal volume দিয়ে best price multiply না করে realistic monthly order model করুন।

Transparent weight ও approval ব্যবহার করুন

Weighted score হলে commercial quotation খোলার আগে weight set করুন। Specification ও safety pass/fail হতে পারে; comparable cost, delivery, service ও continuity stated weight পাবে। Score-এর পাশে raw evidence রাখুন। Winner দেখার পর weight change করলে reason document করে সব bidder-এর comparison rerun করুন।

Staffing allow করলে preparation, review ও approval separate করুন। General internal-control guidance documented transaction, review, key responsibility segregation ও reconciliation support করে। Small restaurant-এ owner source quotation, conversion ও final decision independently review করতে পারেন।

এই অংশের উৎস: GAO internal-control report on documentation, reconciliation and segregation

Conflict ও related-party risk record করুন

Selection-এ involved person supplier-এর সঙ্গে personal, family বা financial relationship disclose করবেন। Disclosed relationship automatically outcome decide করে না, কিন্তু reviewer/approver বদলাবে। Gift, rebate ও personal benefit restaurant supplier decision-এর বাইরে রাখুন।

Approval threshold avoid করতে expected purchase ছোট comparison-এ split করবেন না। Genuine single supplier হলে fake competing quotation না বানিয়ে specification, market check, risk, approval ও review dateসহ single-source justification লিখুন।

Selected supplier pilot ও re-evaluate করুন

Practical হলে controlled trial quantity দিয়ে শুরু করে pilot-এর প্রতিটি delivery inspect করুন। Actual pack, yield, condition, timeliness, document ও claim response quotation-এর সঙ্গে compare করুন। Promised performance real receiving survive না করা পর্যন্ত selection complete নয়।

Review trigger set করুন: contract/price change, repeated rejection, missed delivery, allergen/specification change, ownership change, document expiry, complaint বা continuity concern। Critical ingredient-এর backup strategy রাখুন। Good quotation-কে permanent good performance proof ভাববেন না।

Decision file checklist

Decision file supplier master-এর সঙ্গে store ও future PO-তে link করুন। Supplier কেন selected জানতে চাইলে answer evidence ও approved criteria হবে, lowest phone price-এর memory নয়।

• Controlled item specification ও forecast quantity
• Validity/termsসহ original quotation
• Comparable-unit ও usable-cost calculation
• Required food-safety ও traceability evidence
• Existing supplier-এর receiving-performance report
• Conflict declaration ও exception note
• Evidence referenceসহ completed score sheet
• Approver, decision reason ও effective date
• Pilot/first-delivery review result
• Next review date ও backup supplier plan

এই তথ্য কীভাবে হিসাব ও যাচাই করা হয়েছে

Comparison framework Codex-এর incoming material specification অনুযায়ী purchase এবং appropriate হলে supplier assurance consider করার guidance দিয়ে শুরু। এরপর restaurant commercial, service ও control field যোগ হয়েছে। IAS 2 শুধু inventory-cost context এবং GAO general documentation/approval control illustrate করতে ব্যবহৃত; Bangladesh procurement law হিসেবে নয়।

কোন supplier score, market price, credit term বা quality claim pre-filled নয়। Weight example planning field। Restaurant quotation খোলার আগে evidence, minimum condition ও approval rule define করবে এবং score-এর পেছনে original quotation ও receiving history রাখবে।

Useful supplier comparison non-negotiable specification ও safety gate দিয়ে শুরু, তারপর normalized price, usable cost, service, receiving performance, commercial term ও continuity compare করে। প্রতিটি score evidence point করবে।

Table copy করে quotation খোলার আগে criteria define করুন ও original document রাখুন। Actual receiving data দিয়ে winner recheck করুন, কারণ supplier approval one-time spreadsheet নয়; controlled lifecycle।

সম্পর্কিত গাইড

• Restaurant purchase order template Bangladesh
• Restaurant goods receiving checklist
• Restaurant raw material sourcing Bangladesh
• Purchase order ও supplier management

রসুইয়ে এই ফিচারটি দেখুন: Rosuii-তে supplier, purchase ও receiving record connected রাখুন

যাচাই করা উৎস

• Codex General Principles of Food Hygiene CXC 1-1969
• IFRS Foundation: IAS 2 Inventories
• GAO internal-control report on documentation, reconciliation and segregation

বিনামূল্যে রসুই ব্যবহার শুরু করুন