এক দিনে রেস্টুরেন্ট পিওএস সেট করবেন যেভাবে: একটি চেকলিস্ট

রেস্টুরেন্ট পিওএস সেট করতে আপনার এক সপ্তাহ বা একজন টেকনিশিয়ান লাগে না। একটি ক্লাউড প্ল্যাটফর্ম আর একটি পরিষ্কার ধাপের ক্রম দিয়ে, একজন মালিক বা ম্যানেজার একটি কর্মদিবসেই সাইন-আপ থেকে আসল অর্ডার নেওয়া পর্যন্ত যেতে পারেন। কৌশলটা হলো ধাপগুলো ঠিক ক্রমে করা যাতে একটি জিনিস পরের জিনিস আটকে না দেয়। আগে মেনু বানান, তারপর প্রিন্টার, তারপর পেমেন্ট, তারপর স্টাফ, তারপর টেবিল, আর কিছুই আবার করতে হবে না।

এই চেকলিস্ট ঠিক সেই ক্রম ধরে এগোয়। আমরা Rosuii-কে উদাহরণ হিসেবে নিয়েছি কারণ এটি দ্রুত শুরুর জন্য বানানো: আপনি রেজিস্টার করলে আপনার রেস্টুরেন্ট সঙ্গে সঙ্গে নিজের ব্র্যান্ডেড সাবডোমেইন পায়, তাই অপেক্ষা করার মতো কোনো DNS বা হোস্টিং নেই। একটি মনোযোগী দিন আলাদা রাখুন, ওপর থেকে নিচে কাজ করুন, আর আপনি এমন একটি পিওএস নিয়ে খুলবেন যা সত্যিই কাজ করে।

শুরুর আগে: সাইন আপ করুন আর সাবডোমেইন নিন

প্রথম ত্রিশ মিনিট ভেতরে ঢোকার জন্য। আপনার রেস্টুরেন্ট রেজিস্টার করুন, একটি প্ল্যান বাছুন, আর আপনি yourname.rosuii.com-এর মতো নিজের সাবডোমেইন আর শুধু আপনার একটি আলাদা ডেটাবেসসহ প্যানেলে নামবেন। কোনো সেটআপ ফি নেই আর যেকোনো সময় বাতিল করতে পারেন, তাই অন্ধভাবে প্রতিশ্রুতি না দিয়ে আসল আস্থায় বানাতে পারেন। ল্যাপটপ খোলার আগে কয়েকটি জিনিস প্রস্তুত রাখুন:

• আপনার মেনু, দামসহ, আদর্শভাবে ইতিমধ্যে ক্যাটাগরিতে ভাগ করা।
• আপনার লোগো, রিসিট আর অনলাইন অর্ডারিং পেজের জন্য।
• আপনার ভ্যাট হার আর আপনি যে সার্ভিস চার্জ শতাংশ বসান।
• সিস্টেম যারা ব্যবহার করবে সেই স্টাফদের ফোন নম্বর আর রোল।
• আপনার বিকাশ ও নগদ মার্চেন্ট বিবরণ, যদি থাকে।

এগুলো হাতে থাকলে বাকিটা বেশির ভাগ টাইপ করা আর ট্যাপ করা। এই হলো ক্রম।

ধাপ ১: আপনার মেনু ও ক্যাটাগরি বানান (প্রায় ২ ঘণ্টা)

মেনু হলো ভিত্তি, তাই এটি আগে করুন। বাকি সব (পিওএস বোতাম, কিচেন টিকিট, আপনার অনলাইন পেজ) এর থেকে বানানো হয়। আপনার মেনু যেভাবে পড়া হয় তার সঙ্গে মেলানো ক্যাটাগরি বানিয়ে শুরু করুন: ভাত ও বিরিয়ানি, কারি, নাশতা, পানীয়, ডেজার্ট। তারপর প্রতিটির নিচে আইটেম যোগ করুন, দামসহ, আর যেখানে জরুরি, একটি ছাড়, একটি ছবি, একটি প্রস্তুতি সময় আর এটি যে কিচেন স্টেশনে যায়।

যেখানে ডিশ আকার বা অপশনে আসে, সেগুলো ঠিকভাবে বসান যাতে কাউন্টার পরে দ্রুত হয়। Rosuii-তে আপনি ভেরিয়েশন (একটি রেগুলার আর একটি বড় বোরহানি), অ্যাড-অন (বাড়তি রায়তা, বাড়তি নান) আর কম্বো যোগ করতে পারেন। বাংলা আর ইংরেজি নাম একসঙ্গে যোগ করুন, যেহেতু সিস্টেম দ্বিভাষিক আর আপনার স্টোরফ্রন্ট ও রিসিট দুটোই ব্যবহার করবে। এই অংশে তাড়াহুড়ো করবেন না; এখন একটি পরিষ্কার মেনু মানে বছরের পর বছর একটি দ্রুত, ভুলহীন কাউন্টার।

ধাপ ২: আপনার প্রিন্টার সেট করুন (প্রায় ৩০ মিনিট)

মেনু ঢোকানোর পর, যে হার্ডওয়্যার ছাপে তা যুক্ত করুন। বেশির ভাগ রেস্টুরেন্ট কাউন্টারে একটি রিসিট প্রিন্টার চায় আর, রান্নাঘর ছাপলে, লাইনে একটি। Rosuii সাধারণ থার্মাল আকার (৫৮ মিমি, ৮০ মিমি আর এ৪) প্রতি-ব্রাঞ্চ প্রিন্টার সেটিংসহ সমর্থন করে, আর আপনি রিসিটে আপনার লোগো ও একটি কিউআর কোড বসাতে পারেন। কাগজের আকার আপনার আসলে থাকা প্রিন্টারের সঙ্গে মেলান, একটি টেস্ট প্রিন্ট দিন, আর নিশ্চিত করুন লেআউট ঠিক দেখায়।

আপনি যদি কিচেন কাগজ পুরোপুরি বাদ দিতে চান, অর্ডার একটি কিচেন ডিসপ্লেতে পাঠাতে পারেন, যা অনেক রেস্টুরেন্ট পছন্দ করে। যেভাবেই হোক, প্রিন্টিং এখনই মিটিয়ে নিন যাতে প্রথম লাইভ অর্ডার আপনাকে অবাক না করে। তার, কাগজের আকার আর সমস্যা সমাধানের জন্য অনুসরণ করুন আমাদের রেস্টুরেন্ট থার্মাল প্রিন্টার সেটআপ গাইড।

ধাপ ৩: পেমেন্ট চালু করুন, বিকাশ ও নগদসহ (প্রায় ৩০ মিনিট)

এবার নিশ্চিত করুন আপনি আপনার ক্রেতারা যেভাবে দেয় সেভাবে টাকা নিতে পারেন। নগদ স্বয়ংক্রিয় ভাংতি হিসাবসহ এমনিতেই কাজ করে। ডিজিটালের জন্য, এখানেই বাংলাদেশ-নির্দিষ্ট সেটআপ জরুরি: আপনার বিকাশ ও নগদ যুক্ত করুন যাতে সেগুলো লাইভ থাকে, শুধু তালিকাভুক্ত নয়। Rosuii-তে আসল বিকাশ (টোকেনাইজড চেকআউট) আর নগদ (অনলাইন পেমেন্ট API) ইন্টিগ্রেশন আছে, সঙ্গে আপনার অনলাইন অর্ডারের জন্য ক্যাশ অন ডেলিভারি। আপনার গেটওয়ে কী ঢোকান, আর লাইভে যাওয়ার আগে একটি টেস্ট লেনদেন চালাতে প্রথমে স্যান্ডবক্স মোড ব্যবহার করুন।

এখানে থাকতে থাকতে, আপনার ভ্যাট হার আর সার্ভিস চার্জ শতাংশ বসান যাতে প্রথম অর্ডার থেকেই প্রতিটি বিল ঠিকভাবে হিসাব হয়। কার্ড একটি প্লেসহোল্ডার হিসেবে দেওয়া, তাই নগদ, বিকাশ, নগদ আর COD-এর ওপর ভরসা করুন, যা আপনার ক্রেতারা আসলে ব্যবহার করে।

ধাপ ৪: স্টাফ যোগ করুন আর তাদের রোল বসান (প্রায় ৩০ মিনিট)

একটি পিওএস প্রতিটি মানুষকে একই ক্ষমতা দেওয়া উচিত নয়। আপনার দল যোগ করুন (ক্যাশিয়ার, ওয়েটার, ম্যানেজার, রান্নাঘর) আর প্রত্যেককে একটি রোল বরাদ্দ করুন যাতে মানুষ শুধু তাদের কাজের যা দরকার তা দেখে। একজন ওয়েটার অর্ডার নেয় আর রান্নাঘরে পাঠায়; একজন ক্যাশিয়ার পেমেন্ট সামলায়; শুধু একজন ম্যানেজার বা মালিক পূর্ণ রিপোর্ট, ভয়েড আর সেটিং দেখে। Rosuii-তে ঠিক এর জন্য রোল-ভিত্তিক অনুমতি আছে, যা আপনার সংখ্যা রক্ষা করে আর প্রত্যেকের জন্য স্ক্রিন সহজ রাখে।

খোলার আগে এটি সেট করুন যাতে কেউ একটি লগইন ভাগ না করে বা যেসব সেটিং ছোঁয়া উচিত নয় তাতে হোঁচট না খায়। এর মানে আপনার রিপোর্ট দেখাতে পারে কে কী করল, যা আসল জবাবদিহির শুরু।

ধাপ ৫: আপনার ফ্লোর ও টেবিল সাজান (প্রায় ৩০ মিনিট)

আপনি যদি ডাইন-ইন চালান, আপনার ফ্লোর প্ল্যান বানান যাতে পিওএস আপনার রুমের সঙ্গে মেলে। আপনার ফ্লোর বা সেকশন বানান (নিচতলা, ছাদ, এসি সেকশন), প্রতিটিতে নম্বর ও ধারণক্ষমতাসহ টেবিল যোগ করুন, আর আপনি খালি, নেওয়া, সংরক্ষিত আর রক্ষণাবেক্ষণ দেখানো একটি ভিজ্যুয়াল টেবিল বোর্ড পান। ওয়েটাররা তখন অর্ডার টেবিলে বরাদ্দ করতে পারে, আর আপনি কন্টাক্টলেস অর্ডারিংয়ের জন্য প্রতি টেবিলে একটি কিউআর কোড ছাপাতে বা দেখাতে পারেন। বিস্তারিত আমাদের রেস্টুরেন্ট টেবিল ম্যানেজমেন্ট ও কিউআর অর্ডারিং গাইডে।

টেকঅ্যাওয়ে বা শুধু-ডেলিভারি রান্নাঘর এই ধাপ পুরোপুরি বাদ দিয়ে বদলে টোকেন নম্বরের ওপর নির্ভর করতে পারে। টেবিল শেষে করার এটাই কারণ: এটি ঐচ্ছিক, আর সবার দরকার নেই।

ধাপ ৬: খোলার আগে একটি টেস্ট রান করুন (প্রায় ৩০ মিনিট)

প্রথম আসল কাস্টমারের আগে, কয়েকটি অনুশীলন অর্ডার শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত তুলুন। একটি ডাইন-ইন অর্ডার বানান, রান্নাঘরে পাঠান, স্যান্ডবক্সে একটি বিকাশ পেমেন্ট নিন, রিসিট ছাপান, আর রিপোর্টে দেখুন। একটি টেকঅ্যাওয়ে আর একটি ডেলিভারিও করুন। এই শেষ আধ-ঘণ্টা ছোট জিনিসগুলো ধরে (একটি হারানো দাম, একটি ভুল ভ্যাট হার, ভুল আকারে বসানো একটি প্রিন্টার) যখন শান্ত থাকে, ডিনারের ভিড়ে নয়।

এক নজরে আপনার এক-দিনের সেটআপ

এটি হাতে কিছু সময় রেখে একটি পূর্ণ দিন। যেহেতু Rosuii একটি ব্রাউজার প্ল্যাটফর্ম, একটি বিশেষ মেশিনে ইনস্টল করার মতো কোনো সফটওয়্যার নেই আর কেনার মতো কোনো মালিকানা টার্মিনাল নেই; আপনি এটি আপনার ইতিমধ্যে থাকা একটি ট্যাবলেট, ফোন বা ল্যাপটপে চালাতে পারেন। লাইভ হওয়ার পর পিওএস কী করে বুঝতে পড়ুন আমাদের রেস্টুরেন্ট পিওএস সিস্টেম গাইড, আর প্রতিটি প্ল্যানে কী আছে দেখুন আমাদের প্রাইসিং পেজে।

একটি মসৃণ প্রথম সপ্তাহের টিপস

কয়েকটি ছোট অভ্যাস প্রথম সপ্তাহ সহজ করে। আপনার ক্যাশিয়ার আর একজন ব্যাকআপকে একই দিনে প্রশিক্ষণ দিন যাতে একজন ছুটি নিলেও আপনি কখনো আটকে না যান। প্রথম কয়েক দিন প্যানেলে আপনার মেনু খোলা রাখুন যাতে একটি দাম বা টাইপো সঙ্গে সঙ্গে ঠিক করতে পারেন। অভ্যাস গড়তে আর মোট আপনার নগদের সঙ্গে মেলে কিনা নিশ্চিত করতে প্রতি রাতে ডে-ক্লোজ রিপোর্ট চালান। আর আপনার সবচেয়ে-অর্ডার হওয়া আইটেম পিওএস-এ সবচেয়ে সহজে পৌঁছানোর জায়গায় যোগ করুন, যাতে ব্যস্ত থাকলে কাউন্টার দ্রুত হয়।

আজই নিজের পিওএস সেট করতে প্রস্তুত? আপনার ফ্রি Rosuii অ্যাকাউন্ট খুলুন, আপনার সঙ্গে সঙ্গে সাবডোমেইন নিন, আর এমন একটি পিওএস নিয়ে খুলতে এই চেকলিস্ট ধরে কাজ করুন যা শুধু কাজ করে।