ক্যাফে ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার: একটি কফি শপের আসলে যা দরকার

একটি ক্যাফের ভাগ্য নির্ধারণ হয় সকালের ভিড়ে। বারো জন ফ্ল্যাট হোয়াইট, কোল্ড কফি চায়, কেউ ওট মিল্কে, দুজন বাড়তি শট, একজন ডিক্যাফ, আর সবাই বাস ধরার আগে তা চায়। ক্যাফে ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ঠিক ওই নব্বই সেকেন্ডেই নিজের খরচ তুলে আনে: এটি প্রতিটি অর্ডার দ্রুত নেয়, সাইজ আর অ্যাড-অন ঠিক রাখে, সঠিক দাম বসায়, আর আপনার বারিস্তাকে নোটপ্যাডে হিসাব না করে কফি বানাতে মুক্তি দেয়। এই লুপটি টানটান হলে লাইন এগোয়। ঢিলে হলে বিক্রি আর নিয়মিত গ্রাহক দুটোই হারান।

এই গাইড বাংলাদেশের ছোট ক্যাফে, কফি শপ ও ডেজার্ট কর্নারের মালিকদের জন্য লেখা। আমরা দেখব একটি কফি শপের তার সফটওয়্যার থেকে আসলে কী দরকার, একটি ক্যাফে কোথায় পুরো রেস্তোরাঁ থেকে আলাদা, আর কীভাবে পুরোটা একটি ছোট পরিসর আর ছোট বাজেটে এঁটে যায়। পুরোটা জুড়ে Rosuii উদাহরণ হিসেবে আছে, সোজাসুজি যা করে তা বলে।

ক্যাফে ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারকে যা করতে হবে

একটি ক্যাফের যে ফিচার তালিকা দরকার তা একটি বড় রেস্তোরাঁর চেয়ে ছোট, তবে এর প্রতিটি জিনিস ধারালো হতে হবে। গোলমাল সরিয়ে দিলে ভালো ক্যাফে ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারকে পাঁচটি কাজ ভালোভাবে করতে হবে: দ্রুত অর্ডার নেওয়া, ড্রিংকের সাইজ ও অ্যাড-অন পরিষ্কারভাবে সামলানো, নিয়মিত গ্রাহকদের ফিরিয়ে আনা, লাইন ছাড়াই অর্ডার দিতে দেওয়া, আর হাতে থাকা ডিভাইসে সস্তায় চলা। এর বাইরে সবকিছু সুন্দর বাড়তি, যা পরে বড় হলে যোগ করতে পারেন।

একটি ছোট জায়গার মূল জিনিসগুলো যাচাই করছেন? ছোট রেস্তোরাঁ বা ক্যাফের জন্য পিওএস বাছাই নিয়ে আমাদের লেখায় সংক্ষিপ্ত তালিকাটি বিস্তারিত আছে। এই গাইড ক্যাফে জীবনের নিজস্ব অংশগুলোতে জোর দেয়।

কাউন্টারে দ্রুত অর্ডার

ক্যাফের জন্য কাউন্টারে গতি কোনো বিলাসিতা নয়, এটাই পণ্য। ফোন বা ট্যাব হাতে একজন বারিস্তা যেন কয়েক সেকেন্ডে একটি ক্যাপুচিনো ট্যাপ করতে, লার্জ করতে, একটি বাড়তি শট যোগ করতে আর পরের গ্রাহকে যেতে পারে। মেনু খোঁজা নয়, দ্বিতীয় ডিভাইস নয়, হিসাব নয়। Rosuii ডাইন-ইন আর টেকঅ্যাওয়ে এক স্ক্রিনে রাখে, তাই একই কাউন্টার ভেতরে বসে খাওয়া গ্রাহক আর কাপ নিয়ে চলে যাওয়া গ্রাহক দুজনকেই কিছু না বদলে সামলায়।

যেহেতু এটি ব্রাউজার অ্যাপ হিসেবে চলে, আপনার কাউন্টারের পেছনের ডিভাইসটি হতে পারে অ্যাপ্রনের ফোন বা গ্রাইন্ডারের পাশে রাখা একটি সস্তা ট্যাব। কেনার মতো মালিকানা কিছু নেই, দেয়ালে আটকানো কিছু নেই। একটি কাজের কথা: ইন্টারনেট চলে গেলেও Rosuii অর্ডার নেওয়া থামায় না। এটি আপনার মেনু ডিভাইসে জমা রাখে আর প্রতিটি বিক্রি ডিভাইসেই কিউ করে, তারপর সংযোগ ফিরলে মার্ক-পেইডসহ সবকিছু স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিঙ্ক করে দেয়। তাই সকালের ভিড়ে আপনার এলাকায় ডেটা দুর্বল হলেও লাইন এগোতে থাকে। বিকাশ বা নগদ পেমেন্ট নিশ্চিত করা আর দুই কাউন্টারের লাইভ সিঙ্কে সংযোগ লাগে, তবে অর্ডার নেওয়া নিজে থামে না।

সাইজ ও অ্যাড-অন, ঠিক দামে

এখানেই একটি ক্যাফে একটি বার্গারের দোকান থেকে সবচেয়ে বেশি আলাদা। প্রায় প্রতিটি ড্রিংক একটি বেস, যার ওপর পছন্দ সাজানো থাকে। স্মল, মিডিয়াম বা লার্জ। হট বা আইসড। সিঙ্গেল বা ডাবল শট। ওট, সয় বা সাধারণ দুধ। বাড়তি ক্যারামেল। যে ক্যাফে মেশিন এগুলো পরিষ্কারভাবে সাজাতে পারে না, তা আপনার বারিস্তাকে মাথায় দাম মনে রাখতে বাধ্য করে, আর এভাবেই দুটি বাড়তি শটের একটি লার্জ মোকা সাধারণ কফির দামে চলে যায়।

Rosuii এটি ভেরিয়েশন আর অ্যাড-অন দিয়ে সামলায়। একটি ড্রিংক ভেরিয়েশন হিসেবে সাইজ বহন করতে পারে, প্রতিটির নিজের দামসহ, আর বাড়তি জিনিস অ্যাড-অন হিসেবে ওপরে যুক্ত হয়। একটি ফ্ল্যাট হোয়াইট এক দামে, লার্জ আরেক দামে, একটি বাড়তি শট ছোট অ্যাড-অন চার্জে বসান, আর স্ক্রিন সবসময় ঠিক মোট দেখায়। প্রতি-লাইন নোট বাকিটা সামলায়, নো-ফোম, এক্সট্রা-হট, হাফ-সুগার যা একজন নিয়মিত গ্রাহককে খুশি রাখে। দাম সার্ভারে হিসাব হয়, তাই ব্যস্ত বারিস্তা ভুলে কম দাম নিতে পারে না।

নিয়মিত গ্রাহকদের ফিরিয়ে আনুন

প্রায় অন্য যেকোনো খাবারের ব্যবসার চেয়ে একটি ক্যাফে নিয়মিত গ্রাহকের ওপর বেশি চলে। একই মুখ, একই অর্ডার, সপ্তাহে তিন-চারবার। সফটওয়্যার সেই অভ্যাসকে ভাগ্যের হাতে না ছেড়ে লয়ালটিতে বদলাতে সাহায্য করে। Rosuii একটি ফোন নম্বরে যুক্ত কাস্টমার ডিরেক্টরি রাখে, তাই একজন নিয়মিত গ্রাহকের অর্ডার হিস্ট্রি এক জায়গায় থাকে, আর একটি লয়ালটি প্রোগ্রাম তাকে প্রতি ভিজিটে পয়েন্ট জমাতে ও পরে খরচ করতে দেয়, আপনি ঠিক করা আর্ন ও রিডিম রেট আর একটি সর্বোচ্চ ছাড়ের সীমাসহ।

লয়ালটির হিসাব একটি ক্যাফের পক্ষে যায়, কারণ আপনার টিকিট ছোট কিন্তু ঘন ঘন। দশটি কেনা কফির পর একটি ফ্রি কফি আপনার সামান্য খরচ করে আর কাউকে দুটি অন্য দোকান পেরিয়ে আপনার কাছে আসতে রাখে। কীভাবে এটি বুদ্ধিমানের মতো সাজাবেন তা আমাদের রেস্তোরাঁ লয়ালটি প্রোগ্রাম গাইডে আছে। আপনি কুপনও চালাতে পারেন, একটি নির্দিষ্ট টাকা বা শতাংশ ছাড়, ব্যবহারের সীমা আর মেয়াদসহ, একটি মন্দা মঙ্গলবার বা একটি নতুন পেস্ট্রি লঞ্চের জন্য।

লাইন ছাড়াই অর্ডার দিতে দিন

পিক টাইমে লাইন একটি ক্যাফের সবচেয়ে বড় শত্রু। এটি ছোট করার দুটি উপায়: বসা গ্রাহকদের টেবিল থেকে অর্ডার দিতে দেওয়া, আর শহরের অন্য প্রান্তের মানুষকে অনলাইনে অর্ডার দিতে দেওয়া। Rosuii দুটোই করে। প্রতিটি টেবিল একটি কিউআর কোড বহন করতে পারে, তাই একজন গ্রাহক স্ক্যান করে, আপনার মেনু দেখে, আর স্টাফকে না ডেকে অর্ডার দেয়। কন্টাক্টলেস প্রবাহটি আমাদের কিউআর কোড মেনু ও কন্টাক্টলেস অর্ডারিং লেখায় ব্যাখ্যা করা আছে।

ঘরের বাইরে, প্রতিটি Rosuii প্ল্যানে আছে yourname.rosuii.com-এ আপনার নিজের ব্র্যান্ডেড অর্ডারিং সাইট, আপনার সাবডোমেইন, আপনার মেনু, আপনার দাম। একজন নিয়মিত গ্রাহক অফিসের জন্য এক বাক্স পেস্ট্রি আপনার নিজের লিংক থেকে অর্ডার করতে পারে, বিকাশ বা নগদে পরিশোধ করতে পারে, আর শুধু গেটওয়ে ফি বাদে পুরো টাকা আপনার কাছে আসে। নিজের চ্যানেলে কোনো মার্কেটপ্লেস কমিশন নেই। আবিষ্কৃত হতে ডেলিভারি অ্যাপ ব্যবহার করতেই থাকেন, তবে সময়ের সাথে বিশ্বস্ত গ্রাহকদের নিজের সাইটের দিকে নেন।

গ্রাহকেরা আসলে যে পেমেন্ট ব্যবহার করে

ক্যাফের লাইন এমন একটি কার্ড টার্মিনালের জন্য অপেক্ষা করে না যা কেউ ব্যবহার করে না। বাংলাদেশে আপনার ডিজিটাল পেমেন্ট আসে মোবাইল মানিতে, তাই মেশিনকে তা পরিষ্কারভাবে নিতে হবে। Rosuii বিকাশ ও নগদকে আসল, কার্যকর পদ্ধতি হিসেবে সমর্থন করে, সঙ্গে রকেট, স্বয়ংক্রিয় ভাংতিসহ সাধারণ নগদ টাকা, আর অনলাইন অর্ডারের জন্য ক্যাশ অন ডেলিভারি। আপনি নিজের গেটওয়ে কী যুক্ত করেন, তাই ট্রানজেকশন ফি আপনারই থাকে।

তবে কার্ড নিয়ে গ্রাহকের সাথে স্পষ্ট থাকুন। Rosuii-তে কার্ড পেমেন্ট এখন একটি প্লেসহোল্ডার, লাইভ প্রসেসিং নয়, তাই কাউন্টারে ভিসা সোয়াইপের প্রতিশ্রুতি দেবেন না। আসল ক্যাফে মিশ্রণের জন্য, মোবাইল মানি আর নগদ টাকা, আপনি পুরোপুরি প্রস্তুত, আর প্রায় প্রতিটি গ্রাহক এমনিতেও তাতেই হাত বাড়ায়।

ছোট পরিসর, ছোট বিল

একটি ক্যাফের সফটওয়্যারের জন্য রেস্তোরাঁ-চেইনের দাম দেওয়া উচিত নয়। Rosuii ফ্রিতে শুরু করতে পারেন: ফ্রি প্ল্যান একটি শাখায় কাউন্টার পিওএস, সাইজ ও অ্যাড-অনসহ মেনু, অর্ডার, কাস্টমার আর ডে-ক্লোজসহ একটি সহজ দৈনিক রিপোর্ট বিনামূল্যে চালায়। নিজের অনলাইন অর্ডারিং সাইট চাইলে স্টার্টার প্ল্যান মাসে ৳৫০০, যা এর সঙ্গে স্টোরফ্রন্ট, ইনভেন্টরি ও রিজার্ভেশন যোগ করে। কোনো সেটআপ ফি নেই, যেকোনো সময় বাতিল।

আপনি দ্বিতীয় বা তৃতীয় ক্যাফেতে বড় হয়ে লয়ালটি, সিআরএম আর এক্সপোর্ট রিপোর্ট চাইলে সেগুলো গ্রোথ প্ল্যানে মাসে ৳১,২০০-তে থাকে। কথাটা হলো আপনি হালকাভাবে শুরু করেন আর সত্যিকারের প্রয়োজন যা চায় কেবল তাই যোগ করেন। টিয়ারগুলো তুলনা করুন প্রাইসিং পেজে, বা পুরো তালিকা দেখুন ফিচার পেজে। একটি ক্যাফে বড় টুলকিটেরও অংশ, তাই পরে কফির বাইরে কিছু চালালে আমাদের রেস্তোরাঁ ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার পরিচিতি দেখায় টুকরোগুলো কীভাবে মেলে।

সংক্ষেপে

ভালো ক্যাফে ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার কাউন্টারে দ্রুত, ড্রিংকের সাইজ ও অ্যাড-অন নিয়ে সৎ, নিয়মিত গ্রাহকদের প্রতি সদয়, লাইন ছাড়াই অর্ডার দেওয়া সহজ, আর অ্যাপ্রনের ফোন থেকে চালানোর মতো সস্তা। এটি বিকাশ ও নগদ নেয়, অনলাইনে বিক্রির একটি কমিশন-মুক্ত উপায় দেয়, আর বন্ধের সময় একটি পরিষ্কার দৈনিক মোট দেখায়। পুরো কাজটাই এটুকু। এর চেয়ে ভারী কিছু একটি বড় অপারেশনের, আর যেদিন দরকার সেদিন যোগ করতে পারেন।

আপনার ক্যাফে সেট আপ করতে প্রস্তুত? আপনার ফ্রি Rosuii অ্যাকাউন্ট খুলুন এবং আজই আপনার মেনু, কাউন্টার পিওএস ও অনলাইন অর্ডারিং বানান।