ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টসহ পিওএস সফটওয়্যার: আপনার ফুড কস্ট নিয়ন্ত্রণ করুন

ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টসহ পিওএস সফটওয়্যার একটি প্রশ্নের উত্তর দেয় যা প্রতিটি রেস্টুরেন্ট মালিক একসময় করেন: টাকা গেল কোথায়? আপনি অনেক খাবার বিক্রি করলেন, টিল ব্যস্ত দেখায়, তবু লাভ যা হওয়া উচিত তার চেয়ে পাতলা। ফাঁকটা সাধারণত রান্নাঘরে লুকায়, এমন স্টকে যা বেশি কেনা হয়েছিল, নষ্ট হয়েছিল, বিলিয়ে দেওয়া হয়েছিল, বা চুপচাপ পেছনের দরজা দিয়ে বেরিয়ে গিয়েছিল। শুধু বিক্রি তোলা একটি পিওএস আপনাকে সেই ফাঁক কখনো দেখায় না। যে প্ল্যাটফর্ম পিওএসকে যথাযথ স্টক ম্যানেজমেন্টের সঙ্গে জোড়ে তা দেখায়, আর সেখানেই ফুড কস্ট অবশেষে নিয়ন্ত্রণে আসে।

এই গাইডে একটি পিওএস আর ইনভেন্টরি কীভাবে একসঙ্গে কাজ করে, Rosuii আসলে কী করে এবং একটি জরুরি জিনিস যা এটি করে না ব্যাখ্যা করা হলো, যাতে আপনি একটি ব্রোশিওর নয়, সত্যের চারপাশে পরিকল্পনা করতে পারেন। আমরা এখানে নির্ভুল থাকব কারণ অস্পষ্ট ইনভেন্টরি প্রতিশ্রুতি রেস্টুরেন্টের সত্যিকারের টাকা খরচ করায়।

পিওএস ও ইনভেন্টরি জোড়া কেন জরুরি

আপনার পিওএস জানে আপনি কী বিক্রি করেছেন। আপনার ইনভেন্টরি জানে আপনি কী কিনেছেন আর কী বাকি আছে। আলাদা টুলে রাখলে, বা আরও খারাপ, একটি কাগজের খাতায়, ওই দুই অংশ কখনো মেলে না, আর তাদের মাঝের জায়গাই ঠিক যেখানে ফুড কস্ট ভুল হয়।

দুটোকে এক প্ল্যাটফর্মে রাখুন আর ছবি মিলে যায়। বিক্রি রিপোর্ট বলে কোন খাবার চলে আর কোনটা বসে থাকে। স্টক রেকর্ড বলে সেই খাবার কী খরচ করে আর আপনি উপকরণে কত দিচ্ছেন। একসঙ্গে পড়লে এগুলো আপনাকে এমন মেনু দাম বসাতে দেয় যা একটি স্বাস্থ্যকর মার্জিন ধরে রাখে, যেসব আইটেম চুপচাপ টাকা হারাচ্ছে তা ধরতে দেয়, আর অপচয় অভ্যাস হওয়ার আগে ধরতে দেয়। ফুড কস্ট বেশির ভাগ রেস্টুরেন্টে সবচেয়ে বড় নিয়ন্ত্রণযোগ্য খরচ, তাই এখানে একটি ছোট, স্থির উন্নতিও কাউন্টারে আপনার করা প্রায় যেকোনো কিছুর চেয়ে বেশি কাজ করে। হিসাবটি আমরা ব্যাখ্যা করেছি আমাদের ফুড কস্ট শতাংশ গাইডে।

Rosuii-র পিওএস যা করে

বিক্রির দিকটি একটি পূর্ণ রেস্টুরেন্ট পিওএস, কোনো জোড়া-লাগানো অংশ নয়। এটি এক স্ক্রিনে ডাইন-ইন, টেকঅ্যাওয়ে ও ডেলিভারি সামলায়, টেবিল ও ওয়েটার বরাদ্দ, ভেরিয়েশন ও অ্যাড-অন, প্রতি-লাইন নোট আর সার্ভার-নিয়ন্ত্রিত প্রাইসিংসহ যা ডিসকাউন্ট, কুপন, লয়ালটি, সার্ভিস চার্জ আর ভ্যাট একটি নির্দিষ্ট ক্রমে বসায়। এটি নগদ অর্থ, আসল বিকাশ ও নগদ আর ক্যাশ অন ডেলিভারি নেয়, আর ৫৮ মিমি, ৮০ মিমি বা এ৪-তে রসিদ ছাপে। আইটেম-স্তরের বিক্রি রিপোর্ট আপনাকে ঠিক দেখায় কোন খাবার কত পরিমাণে বিক্রি হয়, যা স্টক বুঝে কেনার জন্য দরকারি চাহিদা সংকেত। পিওএস নিজের পুরো ছবির জন্য দেখুন আমাদের রেস্টুরেন্ট পিওএস সিস্টেম গাইড।

Rosuii-র ইনভেন্টরি যা করে

একই প্ল্যাটফর্মে, ইনভেন্টরি দিকটি আপনাকে কী আসে, কী ব্যবহার হয় আর কী হারায় তার ওপর সত্যিকারের নিয়ন্ত্রণ দেয়। এটি কয়েকটি পরিষ্কার অংশ ঘিরে গড়া।

স্টক আইটেম

প্রতিটি উপকরণ ও সরবরাহ একটি স্টক আইটেম, নিজের এসকেইউ, একক, খরচ, সরবরাহকারী আর প্রতি-ব্রাঞ্চ হাতে থাকা পরিমাণসহ। এটি আপনার আসলে যা আছে তার একক রেকর্ড, ব্রাঞ্চ ধরে ধরে, টাকায় ও এককে, একটি অনুমান বা একটি খাতার মুছে-যাওয়া নোটের বদলে।

লো-স্টক অ্যালার্ট

প্রতিটি স্টক আইটেম একটি ন্যূনতম-স্টক স্তর বহন করে। পরিমাণ সেই রেখায় নামলে Rosuii তা চিহ্নিত করে, তাই একটি খাবার মেনু থেকে বাদ পড়ার পরে নয়, সেবার মাঝে ফুরিয়ে যাওয়ার আগে চাল বা রান্নার তেল আবার অর্ডার করেন। কম অবাক করা ঘাটতি মানে কম তাড়াহুড়ো, বেশি দামের টপ-আপ কেনা।

পারচেজ অর্ডার

একজন সরবরাহকারীর কাছ থেকে কিনলে আপনি পরিমাণ ও খরচসহ একটি পারচেজ অর্ডার তোলেন, অনুমোদনের জন্য পাঠান, আর এর পেমেন্ট অবস্থা ট্র্যাক করেন। এটি কেনাকে একটি আলগা, নগদ-হাতে অভ্যাস থেকে একটি রেকর্ডে বদলায় যা নিরীক্ষা করতে পারেন, তাই সময়ের সঙ্গে প্রতিটি সরবরাহকারী কত নেয় দেখেন আর সত্যিকারের সংখ্যা থেকে দরাদরি করতে পারেন।

প্রোডাকশন

আপনার রান্নাঘর কাঁচামালকে প্রস্তুত আইটেমে বদলালে, একটি সস, একটি মেরিনেড, এক ব্যাচ ময়দা, আপনি তা একটি প্রোডাকশন হিসেবে রেকর্ড করেন। এটি আপনার ব্যবহৃত কাঁচা স্টক কমায় আর প্রস্তুত আইটেমটি নিজের ট্র্যাক করা স্টক হিসেবে তৈরি করে, তাই আপনার প্রেপ রান্নাঘর ইনভেন্টরি ছবির অংশ, কেনা আর প্লেটের মাঝে একটি কালো গর্ত নয়।

অপচয়

নষ্ট হওয়া, ভাঙা আর ভুল একটি কারণসহ অপচয় হিসেবে লগ করা হয়। এই এন্ট্রি বেশির ভাগ রেস্টুরেন্ট কখনো করে না, আর এটিই সবচেয়ে বেশি প্রকাশ করে। আপনি কী ফেলে দেন আর কেন একবার দেখতে পেলে এর ওপর কাজ করতে পারেন: অর্ডারের আকার সমন্বয়, স্টোরেজ ঠিক, পরিমাণে আবার প্রশিক্ষণ। এসবে আমরা আরও গভীরে গিয়েছি আমাদের রেস্টুরেন্ট ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট গাইডে।

সৎ অংশ: প্রতি-বিক্রিতে স্বয়ংক্রিয় কর্তন নেই

এই জায়গাটি অনেক ভেন্ডর ঝাপসা করে, আর আমরা করব না। Rosuii প্রতিবার একটি মেনু আইটেম বিক্রি হলে স্টক থেকে উপকরণ স্বয়ংক্রিয়ভাবে কাটে না। একটি চিকেন বিরিয়ানি বিক্রি করা নিজে থেকে আপনার স্টক গণনা থেকে এক পরিমাণ চাল, এক পরিমাণ মুরগি আর এক মাপ মসলা বিয়োগ করে না। পিওএস আর ইনভেন্টরি এক প্ল্যাটফর্মে থাকে আর একে অপরকে জানায়, কিন্তু উপকরণ কর্তন প্রতিটি বিক্রিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে চালু হতে বাঁধা নেই।

তাহলে স্টক নির্ভুল রাখবেন কীভাবে? ওপরের টুলগুলোর মাধ্যমে এটি পরিচালনা করেন: পারচেজ অর্ডার স্টক আনে, প্রোডাকশন কাঁচামালকে প্রস্তুত পণ্যে সরায়, আর অপচয় যা হারায় তা রেকর্ড করে, সংখ্যা মেলাতে নিয়মিত স্টক গণনাসহ। এটি একটি পরিচালিত প্রক্রিয়া, পুরোপুরি স্বয়ংক্রিয় নয়। অনেক রেস্টুরেন্টের জন্য এটি আসলে পরিষ্কার, কারণ একটি শক্ত গণনা এমন একটি তাত্ত্বিক সংখ্যার চেয়ে ভালো যা রেসিপি বদলালে বা স্টাফ বেশি পরিমাণ দিলে সরে যায়। কথা হলো সত্যিটা জানা, একটি স্বয়ংক্রিয় সংখ্যায় ভরসা নয় যা চুপচাপ ভুল হয়ে যায়। আমরা চাই আপনি এটি ঠিকভাবে সেট করুন, যা নেই এমন জাদু আশা করার চেয়ে।

ফুড কস্টের জন্য এটি কীভাবে মেলে

প্রতি-বিক্রি কর্তন ছাড়াও, দুই দিক এক প্ল্যাটফর্মে কাজ করলে আপনাকে সত্যিকারের নিয়ন্ত্রণ দেয়। ব্যবহারিক চক্রটি এই:

• পিওএস থেকে আইটেম বিক্রি পড়ুন যাতে আসলে কী বিক্রি হচ্ছে আর কতটা দেখেন।
• সেই চাহিদার বিপরীতে অর্ডারের আকার ঠিক করুন, পারচেজ অর্ডার তুলে যাতে পচনশীল জিনিস বেশি না কিনে যথেষ্ট কেনেন।
• প্রোডাকশন ও অপচয় রেকর্ড করুন যাতে প্রেপ আর নষ্ট হওয়া অনুমান নয়, দৃশ্যমান হয়।
• নিয়মিত স্টক গণনা চালান আর যা কিনেছেন, ব্যবহার করেছেন ও বাকি আছে তা যা বিক্রি করেছেন তার সঙ্গে তুলনা করুন।
• দাম ও পরিমাণ সমন্বয় করুন যেখানে সংখ্যা দেখায় একটি খাবার মার্জিন ধরে রাখতে খুব সস্তা বা খুব উদার।

সেই চক্র, বারবার করা, এভাবেই একটি রেস্টুরেন্ট ফুড কস্ট অনুমান করা থেকে তা পরিচালনায় যায়। পিওএস চাহিদা দিক জোগায়, ইনভেন্টরি খরচ দিক জোগায়, আর এক প্ল্যাটফর্ম সেগুলো একই জায়গায় রাখে যাতে আপনি তুলনাটি করার ইচ্ছা করার বদলে আসলে করেন।

কত ঘন ঘন স্টক গণনা চালাবেন তা আইটেমের ওপর নির্ভর করে। দ্রুত-চলা, বেশি-দামি বা পচনশীল স্টক, আপনার মাংস, রান্নার তেল, তাজা সবজি, একটি সাপ্তাহিক গণনায় ফল দেয়, কারণ সেখানেই ক্ষয় ও নষ্ট হওয়া সবচেয়ে বেশি কামড়ায় আর সেখানে এক সপ্তাহের সরে যাওয়া এখনো ঠিক করার মতো ছোট। মসলা বা প্যাকেজিংয়ের মতো স্থিতিশীল শুকনো পণ্য গণনার মাঝে এক মাস যেতে পারে। লক্ষ্য সবকিছু সারাক্ষণ গোনা নয়, বরং টাকা নাড়ায় এমন জিনিস যথেষ্ট ঘন ঘন গোনা যাতে একটি সমস্যা এখনো ছোট থাকতে ধরা পড়ে।

ইনভেন্টরিসহ পিওএস সফটওয়্যার কার দরকার

প্রতিটি ব্যবসার প্রথম দিনেই গভীর স্টক নিয়ন্ত্রণ দরকার নয়। একটি ছোট মেনুর একটি ক্ষুদ্র টেকঅ্যাওয়ে প্রথমে শুধু পিওএসে ভালোই চলতে পারে। কিন্তু যে মুহূর্তে আপনার উপকরণ খরচ বাড়ে, মেনু বড় হয়, বা দ্বিতীয় একটি শাখা খোলেন, ইনভেন্টরি দিকটি নিজের দাম তুলতে শুরু করে। Rosuii-তে ইনভেন্টরি ও কেনাকাটা স্টার্টার প্ল্যান থেকে আসে, পেরোল, সিআরএম ও অ্যানালিটিক্স গ্রোথ প্ল্যানে, তাই আপনি পিওএস দিয়ে শুরু করে বড় হওয়ার সঙ্গে স্টক নিয়ন্ত্রণ যোগ করতে পারেন। প্রতিটি টিয়ারে কী আছে তুলনা করুন আমাদের মূল্য পৃষ্ঠায় আর পুরো ফিচার সেট দেখুন ফিচার পেজে।

জানার মতো একটি কাজের কথা: Rosuii একটি ব্রাউজার প্ল্যাটফর্ম, তবে লাইন পড়ে গেলে আর অর্ডার নেওয়া থেমে যায় না। পিওএস আপনার মেনু ডিভাইসে ক্যাশ করে রাখে আর আউটেজের সময় অর্ডার ডিভাইসেই জমিয়ে রাখে, তারপর সংযোগ ফিরলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিঙ্ক করে। bKash আর Nagad-এর অনলাইন পেমেন্ট নিশ্চিতকরণ আর একাধিক ডিভাইসে রিয়েল-টাইম সিঙ্কের জন্য এখনো সংযোগ লাগে, তাই একটি ব্রডব্যান্ড লাইন আর একটি মোবাইল-ডেটা ব্যাকআপ বেশির ভাগ রেস্টুরেন্টের জন্য এখনো বুদ্ধিমানের কাজ।

আপনার বিক্রি ও স্টক এক প্ল্যাটফর্মে রেখে ফুড কস্টে সত্যিকারের দখল পেতে প্রস্তুত? আপনার ফ্রি Rosuii অ্যাকাউন্ট খুলুন এবং আজই মেনু, পিওএস ও ইনভেন্টরি সেট করুন। কোনো সেটআপ ফি নেই, যেকোনো সময় বাতিল।