রেস্টুরেন্টের জন্য পিওএস সফটওয়্যার: একটি কাজের ক্রেতা গাইড

রেস্টুরেন্টের জন্য পিওএস সফটওয়্যার বাছাই এমন একটি সিদ্ধান্ত যা কয়েক বছরে একবার নিতে হয়, আর তারপর প্রতিটি ডিনার রাশে তার সঙ্গেই চলতে হয়। ভুল বাছাই আপনার কাউন্টার ধীর করে, সংখ্যা লুকায় আর স্টাফকে আবার কাগজের খাতায় ঠেলে দেয়। সঠিকটি চুপচাপ অর্ডার চালায়, ঠিক দাম বসায়, রান্নাঘরে পাঠায় আর কী বিক্রি হলো তা জানায়। এই গাইড বাংলাদেশের সেই রেস্টুরেন্ট মালিকদের জন্য যারা বিকল্প যাচাই করছেন আর বিক্রির কথা বাদ দিয়ে পরিষ্কারভাবে তুলনা করতে চান।

আমরা দেখব রেস্টুরেন্টের জন্য পিওএস সফটওয়্যারের ধরন, যে ফিচার সত্যিই জরুরি, যে ভুল প্রথমবার ক্রেতাদের ধরে, আর একটি ছোট প্রশ্নের তালিকা যা যেকোনো ব্রোশারের চেয়ে বিক্রেতা সম্পর্কে বেশি বলবে। আমরা Rosuii-কে উদাহরণ হিসেবে নিয়েছি, সৎভাবে যা তা বলে।

পিওএস সফটওয়্যার আসলে কী করার কথা, সেখান থেকে শুরু করুন

ব্র্যান্ড তুলনার আগে কাজটা পরিষ্কার করুন। রেস্টুরেন্ট পয়েন্ট-অব-সেল টুল হলো সেই স্ক্রিন যেখানে স্টাফ অর্ডার বানায়, তবে আসলটি বিলিংয়ের অনেক বাইরে যায়। এটি কাউন্টার, রান্নাঘর, আপনার মেনু, পেমেন্ট আর রিপোর্টকে এক প্রবাহে যুক্ত করে। ক্যাশিয়ার অর্ডার বসায়, রান্নাঘরে পাঠায়, বিকাশে টাকা নেয়, রিসিট ছাপায়, আর বিক্রি কেউ না লিখেই রিপোর্টে চলে আসে। পুরো ধারণাটা আগে চাইলে আমাদের রেস্টুরেন্ট পিওএস সিস্টেম গাইডে মূল বিষয়গুলো আছে, আর আমাদের পিওএস সফটওয়্যার হাব পুরো বিভাগটা তুলে ধরে।

রেস্টুরেন্টের জন্য পিওএস সফটওয়্যারের ধরন

বেশির ভাগ বিকল্প তিনটি আকারের একটিতে পড়ে, আর কোনটা কোনটা জানলে অনেক বিভ্রান্ত বিক্রেতা কল বাঁচে।

অন-প্রিমাইজ (লিগ্যাসি) পিওএস

এটি কাউন্টারের পিছনে একটি নির্দিষ্ট পিসিতে ইনস্টল করা সফটওয়্যার। ইন্টারনেট ছাড়া চলে, যা কিছু মালিক পছন্দ করেন, তবে আপনার ডেটা সেই এক মেশিনেই থাকে। আপডেট হাতে আর প্রায়ই টাকার বিনিময়ে, দ্বিতীয় ব্রাঞ্চে সাধারণত নতুন লাইসেন্স লাগে, আর নষ্ট হার্ড ড্রাইভ রেকর্ড মুছে দিতে পারে। শুরুর লাইসেন্স সস্তা লাগে যতক্ষণ না বাড়তি খরচ এসে পড়ে।

ক্লাউড পিওএস

ক্লাউড সফটওয়্যার ইন্টারনেটের মাধ্যমে চলে আর আপনার ডেটা নিরাপদ সার্ভারে রাখে। আপনি ফোন, ট্যাবলেট বা ল্যাপটপ থেকে লগইন করেন, আপডেট স্বয়ংক্রিয়ভাবে আসে, ব্রাঞ্চ যোগ করা একটি সেটিং, আর ডেটা বাইরে ব্যাকআপ থাকে। আগে দুশ্চিন্তা ছিল লাইন গেলেই ক্লাউড পিওএস থেমে যায়, আর এই জায়গাটাই Rosuii বদলে দিয়েছে। Rosuii এখানেই: একটি ব্রাউজার অ্যাপ হিসেবে দেওয়া ক্লাউড প্ল্যাটফর্ম, তাই এটি অ্যাপের মতো ইনস্টল হয়, আর আউটেজের সময়ও মেনু যন্ত্রেই জমা রেখে আর প্রতিটি বিক্রি ডিভাইসে কিউতে রেখে অর্ডার নেওয়া চালিয়ে যায়, তারপর সংযোগ ফিরলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিঙ্ক করে। বিকাশ বা নগদের অনলাইন পেমেন্ট নিশ্চিতকরণ আর একাধিক ডিভাইসে লাইভ আপডেট এখনো সংযোগ চায়, তাই এটি ইন্টারনেট না থাকলেও অর্ডার নেয় আর সংযোগ ফিরলে সব মিলিয়ে নেয়, পুরোটা অফলাইনে চলে এমন নয়।

অল-ইন-ওয়ান রেস্টুরেন্ট প্ল্যাটফর্ম

কিছু টুল ক্যাশবাক্সের বাইরে গিয়ে মেনু ব্যবস্থাপনা, ইনভেন্টরি, পেরোল, কাস্টমার লয়ালটি আর নিজের অনলাইন অর্ডারিং পেজ যোগ করে। একটি বাড়তে থাকা রেস্টুরেন্টের জন্য এটি তিনটি অ্যাপ জোড়া দেওয়ার চেয়ে ভালো। Rosuii এভাবেই বানানো, তাই পিওএস চারপাশের সবকিছুর সঙ্গে এক সেট মেনু, কাস্টমার আর রিপোর্ট ভাগ করে।

রেস্টুরেন্টের জন্য পিওএস সফটওয়্যারে যে ফিচার থাকা চাই

প্রতিটি রেস্টুরেন্টের প্রতিটি ফিচার দরকার নয়, তবে এই তালিকাই একটি আসল রেস্টুরেন্ট টুলকে সাধারণ বিলিং অ্যাপ থেকে আলাদা করে।

• এক স্ক্রিনে ডাইন-ইন, টেকঅ্যাওয়ে ও ডেলিভারি। বেশির ভাগ রান্নাঘর একসঙ্গে তিনটিই সামলায়। স্টাফ একই জায়গা থেকে যেকোনো ধরনের অর্ডার শুরু করবে, ডাইন-ইন অর্ডার একটি টেবিল ও ওয়েটারে বরাদ্দ করবে, আর ডেলিভারি একটি রাইডার বা মার্কেটপ্লেসে ট্যাগ করবে, অ্যাপ না বদলে।
• কিচেন টিকিট ও কিচেন ডিসপ্লে। অর্ডার নিশ্চিত হলে লাইনকে সঙ্গে সঙ্গে জানতে হবে। কিচেন অর্ডার টিকিট ঠিক স্টেশনে যাবে আর আইটেম, নোট ও একটি টাইমারসহ একটি কিচেন ডিসপ্লেতে দেখাবে, যাতে কিছু ভুলে পড়ে না থাকে।
• আসল স্থানীয় পেমেন্ট। বাংলাদেশে এর মানে শুধু কার্ড নয়, বিকাশ ও নগদ। নগদ ভাংতি স্বয়ংক্রিয়ভাবে হিসাব করবে। Rosuii-তে আসল, কার্যকর বিকাশ ও নগদ ইন্টিগ্রেশন আছে, সঙ্গে নগদ ও ক্যাশ অন ডেলিভারি; কার্ড পরীক্ষার জন্য একটি প্লেসহোল্ডার, তাই ক্রেতারা যেগুলো আসলে ব্যবহার করে সেগুলোই কাজ করে।
• নিয়ন্ত্রিত ছাড়, কুপন ও লয়ালটি। কাউন্টারে আলগা ছাড় লাভ খায়। দাম একটি নির্দিষ্ট ক্রমে বসবে যাতে চূড়ান্ত সংখ্যা কখনো অনুমান না হয়।
• ভ্যাট ও সার্ভিস চার্জ। এগুলো প্রতিটি বিলে ঠিকভাবে আসবে আর রিপোর্টে আলাদা হবে, একবার সেট করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বসবে, হাতে টাইপ করা নয়।
• পরিষ্কার রিসিট ও প্রিন্টিং। টুলটি আপনার লোগোসহ একটি আইটেম-ভিত্তিক রিসিট ছাপাবে রেস্টুরেন্ট যে থার্মাল আকার ব্যবহার করে সেগুলোতে। হার্ডওয়্যার নতুন হলে আমাদের রেস্টুরেন্ট থার্মাল প্রিন্টার সেটআপ দেখুন।
• রিপোর্ট ও ডে ক্লোজ। এখানেই সফটওয়্যার নিজের খরচ তোলে। বিক্রি, আইটেম বিক্রি, স্টাফ পারফরম্যান্স, খরচ, একটি লাভ-ক্ষতি ছবি আর একটি পরিষ্কার ডে-ক্লোজ মোট অনুমানকে এমন সংখ্যায় বদলায় যা নিয়ে কাজ করা যায়।
• দ্বিভাষিক বাংলা ও ইংরেজি। আপনার ক্যাশিয়ার, ওয়েটার আর রান্নাঘরের স্টাফ যার যে ভাষায় সুবিধা সে ভাষায় কাজ করবে।

বাছাইয়ের সময় সাধারণ ভুল

এই ভুলগুলো চুক্তি সাইন হওয়ার পরে দেখা দেয়, যখন এগুলো ঠিক করা সবচেয়ে কঠিন।

• যে ফিচার কখনো ছোঁবেন না তার জন্য কেনা। একটি ছোট ক্যাফে যে মডিউল কখনো খুলবে না তাতে ভরা চকচকে ডেমো কোনো সুযোগ নয়। আজ আপনি যেভাবে চালান তার সঙ্গে টুল মেলান।
• স্থানীয় মানানসইতা উপেক্ষা। যুক্তরাষ্ট্র বা ইউরোপের জন্য বানানো সফটওয়্যার প্রায়ই কার্ড সুন্দরভাবে সামলায় আর বিকাশ একদমই না, দাম ডলারে দেয়, আর কর পরে জুড়ে দেয়। ঢাকার একটি রান্নাঘরের জন্য এটি প্রতিদিনের মাথাব্যথা।
• মোট খরচ কম ধরা। হেডলাইন দাম খুব কমই আসল দাম। সেটআপ ফি, প্রতি-ব্রাঞ্চ চার্জ, প্রতি-ইউজার চার্জ, সাপোর্ট চুক্তি আর বাধ্যতামূলক হার্ডওয়্যার একটি লোভনীয় দাম দ্বিগুণ করতে পারে। সংখ্যাগুলো আমাদের বাংলাদেশে রেস্টুরেন্ট পিওএস প্রাইসিং গাইডে ভাঙা আছে।
• হার্ডওয়্যারে আটকে যাওয়া। একটি মালিকানা টার্মিনাল কিনতে বাধ্য হওয়া আপনাকে এক বিক্রেতা আর এক মেরামত দোকানে বেঁধে ফেলে। ব্রাউজার-ভিত্তিক টুল আপনার ইতিমধ্যে থাকা ফোন, ট্যাবলেট বা ল্যাপটপে চলে।
• অফলাইনের প্রশ্ন বাদ দেওয়া। আপনার এলাকায় ইন্টারনেট অনির্ভরযোগ্য হলে সরাসরি জিজ্ঞেস করুন লাইন গেলে টুল কী করে। অনেক ক্লাউড টুল কেবল থেমে যায়; Rosuii মেনু জমা রেখে আর প্রতিটি বিক্রি যন্ত্রেই কিউতে রেখে অর্ডার নেওয়া চালিয়ে যায়, তারপর সংযোগ ফিরলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিঙ্ক করে। মোবাইল-মানি পেমেন্ট নিশ্চিতকরণ এখনো সংযোগ চায়, তাই বেশির ভাগ রেস্টুরেন্ট ব্রডব্যান্ডের সঙ্গে মোবাইল-ডেটা ব্যাকআপ রাখে।
• আপনার ডেটার মালিক স্পষ্ট না থাকা। জেনে নিন আপনার বিক্রি ডেটা কোথায় থাকে আর কীভাবে বের করবেন। যে টুল আপনার হিস্ট্রি ভেতরে আটকে রাখে তা থেকে কখনো পরিষ্কারভাবে বের হওয়া যায় না।

যেকোনো পিওএস বিক্রেতাকে করার প্রশ্ন

একটি ছোট, তীক্ষ্ণ তালিকা এক ঘণ্টার ডেমোর চেয়ে বেশি বলবে। এগুলোর মৌখিক প্রতিশ্রুতি নয়, লিখিত উত্তর নিন।

• এটি ক্লাউড না এক মেশিনে ইনস্টল করা, আর আমার ইন্টারনেট গেলে অর্ডারের কী হয়?
• বিকাশ ও নগদ কি আসল, কার্যকর পেমেন্ট পদ্ধতি, আর আমি কি নিজের গেটওয়ে কী ব্যবহার করি যাতে টাকা সরাসরি আমার অ্যাকাউন্টে আসে?
• সেটআপ বা অনবোর্ডিং ফি আছে কি, আর একটি বাড়তি ব্রাঞ্চ ও একটি বাড়তি ইউজারের খরচ কত?
• আপডেট আর সাপোর্ট কি মাসিক দামে অন্তর্ভুক্ত, না আলাদা বিল হয়?
• এটি কি কাউন্টার, রান্নাঘর আর রিপোর্ট জুড়ে পুরোপুরি বাংলা ও ইংরেজিতে চলে?
• আমি কি যেকোনো সময় আমার বিক্রি আর কাস্টমার ডেটা একটি ব্যবহারযোগ্য ফরম্যাটে এক্সপোর্ট করতে পারি?
• আমাকে কি নির্দিষ্ট হার্ডওয়্যার কিনতে হবে, না এটি আমার ইতিমধ্যে থাকা যন্ত্রে চলে?
• ভ্যাট ও সার্ভিস চার্জ কীভাবে সামলানো হয়, আর তা কি রিসিটে স্পষ্ট দেখায়?

কোনো বিক্রেতা এর কোনোটিতে এড়িয়ে গেলে সেটাকেই উত্তর ধরুন। রেস্টুরেন্টের জন্য ভালো পিওএস সফটওয়্যারের দাম, পেমেন্ট বা ডেটা মালিকানা নিয়ে লুকানোর কিছু নেই।

Rosuii কোথায় ফিট করে

Rosuii বাংলাদেশের জন্য বানানো ক্লাউড পিওএস সফটওয়্যার। পিওএস টেবিল ও ওয়েটার বরাদ্দ, ভেরিয়েশন, অ্যাড-অন আর প্রতি-লাইন নোটসহ এক স্ক্রিনে ডাইন-ইন, টেকঅ্যাওয়ে ও ডেলিভারি সামলায়, আর প্রতিটি অর্ডারের দাম সার্ভারে বসায় যাতে ক্যাশিয়ার ভুল দাম দিতে না পারে। এটি একটি কিচেন ডিসপ্লেতে টিকিট পাঠায়, নগদ, বিকাশ ও নগদ নেয়, ভ্যাট ও সার্ভিস চার্জ বসায়, আর আপনার দরকারি আকারে রিসিট ছাপায়। কাউন্টারের চারপাশে থাকে মেনু ব্যবস্থাপনা, ইনভেন্টরি, পেরোল, কাস্টমার লয়ালটি আর নিজের অনলাইন অর্ডারিং পেজ, প্রতিটি রেস্টুরেন্ট নিজের আলাদা ডেটাবেস আর ব্র্যান্ডেড সাবডোমেইনে। এটি আপনার ইতিমধ্যে থাকা যন্ত্রের ব্রাউজারে চলে, ফ্রিতে শুরু আর তারপর মাসে ৳৫০০ থেকে ৳২,৫০০, কোনো সেটআপ ফি নেই। পুরো সেট দেখুন ফিচার পেজে, আর স্থানীয় বিকল্পের সঙ্গে মুখোমুখি তুলনার জন্য আমাদের রেস্টুরেন্ট পিওএস সফটওয়্যার পরিচিতি দেখুন।

সিদ্ধান্ত নেওয়া

ফিচার তালিকা নয়, আপনার আসল প্রয়োজন থেকে কাজ করুন। একটি একক ক্যাফে চায় দ্রুত বিলিং, পরিষ্কার রিসিট আর সহজ রিপোর্ট। একটি বাড়তে থাকা মাল্টি-ব্রাঞ্চ রান্নাঘর চায় কিচেন ডিসপ্লে, ইনভেন্টরি, লয়ালটি আর লোকেশন জুড়ে এক ড্যাশবোর্ড। আপনার আকার যা-ই হোক, বাংলাদেশের জরুরি জিনিসে অটল থাকুন, আসল বিকাশ ও নগদ, বাংলা ও ইংরেজি, টাকায় দাম আর হার্ডওয়্যারে না আটকানো, তাহলে এমন টুল বাছবেন যা লড়াই না করে সাহায্য করে।

সিদ্ধান্তের আগে নিজের মেনুতে পরীক্ষা করতে চান? আপনার ফ্রি Rosuii অ্যাকাউন্ট খুলুন এবং কয়েক মিনিটে পিওএস, কিচেন ফ্লো ও অনলাইন অর্ডারিং সেট করুন।