রেস্টুরেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কী? একটি পরিষ্কার গাইড
রেস্টুরেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম আপনার পিওএস, রান্নাঘর, ইনভেন্টরি ও রিপোর্ট জোড়ে যাতে একটি অর্ডার একসঙ্গে সব হালনাগাদ করে। এই গাইডে এর উপাদান, খাতা ও স্প্রেডশিটের তুলনায় সুবিধা, আর কীভাবে অংশগুলো জোড়া লাগে তা ব্যাখ্যা করা হলো।
রেস্টুরেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম হলো সেই যুক্ত সেটআপ যা একটি রেস্টুরেন্টকে শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত চালায়, একজন ওয়েটারের বসানো অর্ডার থেকে মাঝরাতে দেখা লাভের অঙ্ক পর্যন্ত। এটি পিওএস, রান্নাঘর, আপনার মেনু, স্টক আর রিপোর্ট জোড়ে যাতে একটি অর্ডার স্বয়ংক্রিয়ভাবে এ সবের মধ্য দিয়ে যায়। একটি কাচ্চি বসান, আর রান্নাঘর তা দেখে, স্টক ঠিক হয়, বিক্রি রেকর্ড হয়, আর দিনের মোট হালনাগাদ হয়, কোথাও দ্বিতীয়বার এন্ট্রি ছাড়াই। এই একটি সংযোগই পুরো ব্যাপার। মানুষ প্রায়ই সিস্টেম আর সফটওয়্যার শব্দ দুটো একই অর্থে বলে, আর তা ঠিক আছে; সিস্টেম হলো জোড়া লাগানো কাজের ধরন, সফটওয়্যার হলো যা তা চালায়।
এই গাইডে রেস্টুরেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে কী থাকে, এটি কোন উপাদান দিয়ে তৈরি, অংশগুলো কীভাবে জোড়া লাগে, আর কেন এটি বেশির ভাগ রেস্টুরেন্টের শুরুর কাগজের খাতা ও স্প্রেডশিটের চেয়ে ভালো তা ব্যাখ্যা করা হলো। আমরা Rosuii-কে উদাহরণ হিসেবে নিয়েছি, সৎভাবে একটি ক্লাউড প্ল্যাটফর্ম যা আপনার ব্রাউজারে চলে। বড় কেনাকাটার দৃষ্টি চাইলে আমাদের রেস্টুরেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার গাইড মডিউল আর কীভাবে বাছবেন তা দেখায়; এই পেজ একটি আরএমএস কী আর কীভাবে জোড়ে তাতে মন দেয়।
রেস্টুরেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কী
একটি অর্ডার আর একটি পরিশোধিত বিলের মধ্যে যা ঘটে সব ভাবুন। একজন ওয়েটার তা নেয়, রান্নাঘর রাঁধে, উপকরণ স্টোর থেকে যায়, ছাড় বসে, ভ্যাট ও সার্ভিস চার্জ যোগ হয়, একজন কাস্টমার বিকাশে দেয়, আর একটি রিসিট ছাপে। সিস্টেম ছাড়া রেস্টুরেন্টে এর প্রতিটি আলাদা জায়গায় থাকে: একটি অর্ডার প্যাড, রান্নাঘরে একটি চিৎকার, সপ্তাহে একবার হালনাগাদ একটি স্টক রেজিস্টার, ক্যাশবাক্সে একটি ক্যালকুলেটর, আর একটি ক্যাশ বাক্স। কিছুই মেলে না, কারণ কিছুই যুক্ত নয়।
রেস্টুরেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম সেই ছড়ানো অবস্থাকে ঘটনার এক শৃঙ্খল দিয়ে বদলায়। অর্ডার হলো ট্রিগার, আর সিস্টেম তা বাস্তব সময়ে প্রতিটি ধাপে নিয়ে যায়। আপনি একই সংখ্যা তিনবার বসানো বন্ধ করেন, আর মাসের শেষে এই তিন এন্ট্রির অমিল আবিষ্কার করা বন্ধ করেন। আরএমএস, মানে রেস্টুরেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম, কেবল সেই সফটওয়্যার যা এই শৃঙ্খল ধরে রাখে।
রেস্টুরেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের উপাদান
একটি আরএমএস কয়েকটি অংশ দিয়ে তৈরি। সব একসঙ্গে চালু করতে হয় না, তবে একটি আসল সিস্টেমে এগুলো থাকে আর যুক্ত থাকে।
পয়েন্ট অব সেল
পিওএস হলো সামনের দরজা। এখানে স্টাফ ডাইন-ইন, টেকঅ্যাওয়ে ও ডেলিভারির অর্ডার বানায়, টেবিল ও ওয়েটার বরাদ্দ করে, ছাড় ও কুপন বসায়, আর টাকা নেয়। সিস্টেমের বাকি সব এখানে যা ঘটে তাতে সাড়া দেয়। Rosuii প্রতিটি অর্ডার সার্ভারে একটি নির্দিষ্ট ক্রমে দাম বসায়, তাই কাউন্টারে বিল কখনো অনুমান নয়। শুধু বিলিং স্তরের জন্য দেখুন আমাদের রেস্টুরেন্ট পিওএস সিস্টেম গাইড।
কিচেন ডিসপ্লে
পিওএস অর্ডার নিশ্চিত করলে কিচেন ডিসপ্লে তা আইটেম, নোট আর টাইমারসহ একটি টিকিট হিসেবে দেখায়, যে কাগজের স্লিপ হারায় বা ঘষে যায় তার বদলে। Rosuii প্রতিটি আইটেম ঠিক স্টেশনে পাঠায় আর টিকিটকে অ্যাম্বার থেকে লালে বদলায়, তাই লাইন জানে কী অপেক্ষা করছে।
ইনভেন্টরি
ইনভেন্টরি উপাদান স্টক আইটেম, একক, খরচ আর সরবরাহকারী ট্র্যাক করে, কিছু কমে গেলে আগে সতর্ক করে, আর ক্রয়, প্রোডাকশন ও অপচয় রেকর্ড করে। পিওএস-এর সঙ্গে জোড়া থাকলে এটি বিক্রিকে আপনি কী ব্যবহার করছেন আর কত খরচ তার পরিষ্কার ছবিতে বদলায়। বিস্তারিত রেস্টুরেন্ট ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট লেখায়।
কাস্টমার ও লয়ালটি
ফোন নম্বরে যুক্ত একটি কাস্টমার ডিরেক্টরি অর্ডার হিস্ট্রি আর লয়ালটি পয়েন্ট রাখে, আর সীমা ও মেয়াদসহ কুপন চালাতে দেয়। এভাবেই একবারের অতিথি নিয়মিত হয়।
স্টাফ ও ফিন্যান্স
এতে থাকে কর্মী, শিফট, বেতন ও অগ্রিম বেতন, অনুমোদনসহ খরচ, আর ভূমিকা-ভিত্তিক অনুমতি যাতে প্রত্যেকে শুধু নিজের কাজের যা দরকার তা দেখে। এটি ব্যাক অফিস সৎ রাখে।
রিপোর্টিং
রিপোর্টিংয়ে যুক্ত ডেটা ফল দেয়। বিক্রি, আইটেম বিক্রি, স্টাফ পারফরম্যান্স, খরচ, একটি লাভ-ক্ষতি ছবি আর একটি ডে ক্লোজ বা জেড-রিপোর্ট দিনটাকে এমন সংখ্যায় বদলায় যা নিয়ে কাজ করা যায়। প্রতিটি অন্য উপাদান এতে খাওয়ায় বলে রিপোর্ট হাতে নতুন করে বানানোর বদলে এমনিতেই ঠিক থাকে।
অংশগুলো কীভাবে জোড়া লাগে
সংযোগই একটি সিস্টেমকে টুলের স্তূপ থেকে আলাদা করে। একটি আসল আরএমএস-এর মধ্য দিয়ে একটি অর্ডার যাওয়া এখানে:
- একজন ওয়েটার ৬ নম্বর টেবিলে একটি ডাইন-ইন অর্ডার নেয় আর পাঠায়।
- কিচেন ডিসপ্লে টিকিট দেখায়, ঠিক স্টেশনে পাঠানো, একটি টাইমার চলতে থাকে।
- আইটেম তৈরি হওয়ার সঙ্গে ইনভেন্টরি যুক্ত স্টক কমায়, আর কম কিছু চিহ্নিত করে।
- কাস্টমার বিকাশে দেয়; পিওএস আগে ছাড়, তারপর সার্ভিস চার্জ, তারপর ভ্যাট বসায়, এই ক্রমে।
- আপনার লোগো আর করের ভাঙানিসহ একটি রিসিট ছাপে।
- বিক্রি একসঙ্গে বিক্রি রিপোর্ট, আইটেম সংখ্যা, কাস্টমারের লয়ালটি ব্যালেন্স আর দিনের মোটে পৌঁছায়।
কেউ কিছু আবার টাইপ করে না। একবার বসানো অর্ডার সব জায়গায় কাজ করে। এটাই একটি সিস্টেম যে পার্থক্য আনে, আর এ কারণেই ক্লোজে রিপোর্ট সত্যিই ক্যাশ ড্রয়ারের সঙ্গে মেলে।
কেন একটি সিস্টেম খাতা ও স্প্রেডশিটের চেয়ে ভালো
বাংলাদেশের বেশির ভাগ রেস্টুরেন্ট একটি কাগজের খাতা আর হয়তো একটি স্প্রেডশিট দিয়ে শুরু করে। শুরুতে এর খরচ নেই, এটাই আকর্ষণ, তবে লুকানো খরচ চড়া।
| কাজ | খাতা বা স্প্রেডশিট | রেস্টুরেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম |
|---|---|---|
| বিক্রি রেকর্ড | হাতে লেখা, প্রায়ই ভিড়ের পরে | যে মুহূর্তে ঘটে ধরা পড়ে |
| কিচেন অর্ডার | চিৎকার বা হিজিবিজি, সহজে হারায় | আইটেম, নোট ও টাইমারসহ একটি স্ক্রিনে |
| স্টক | দেরিতে হালনাগাদ, কমই সঠিক | বিক্রির বিপরীতে কমে, কম-স্টক সতর্কতা |
| ভ্যাট ও সার্ভিস চার্জ | হাতে কষা, ভুলপ্রবণ | প্রতিটি বিলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বসে |
| দৈনিক মোট | মাঝরাতে মেলানো, প্রায়ই ভুল | একটি ডে ক্লোজ যা পরিষ্কার মেলায় |
| একাধিক ব্রাঞ্চ | আলাদা খাতা, কোনো শেয়ার ভিউ নেই | আউটলেট জুড়ে এক ড্যাশবোর্ড |
স্প্রেডশিট কাগজের চেয়ে ভালো তবু কারও প্রতিদিন প্রতিটি অঙ্ক সঠিক টাইপ করার ওপর নির্ভর করে। একটি সিস্টেম পুনরায় টাইপ আর তারপরের অমিল সরায়। সংখ্যা ঠিক কারণ তা কখনো দুবার বসানো হয়নি।
একটি বাংলাদেশি রেস্টুরেন্টের আরএমএস থেকে যা চাওয়া উচিত
বিদেশে বানানো একটি সিস্টেম এখানে প্রতি শিফটে যা জরুরি তা মিস করবে। এগুলোতে অটল থাকুন:
- কাউন্টারে আসল বিকাশ ও নগদ। Rosuii-তে নগদ ও ক্যাশ অন ডেলিভারির পাশাপাশি কার্যকর বিকাশ ও নগদ ইন্টিগ্রেশন আছে; কার্ড একটি প্লেসহোল্ডার, তাই ক্রেতারা যেগুলো ব্যবহার করে সেগুলোই চালু রেল।
- পূর্ণ বাংলা ও ইংরেজি। আপনার ক্যাশিয়ার, ওয়েটার আর রান্নাঘরের স্টাফ যে যে ভাষা দ্রুত পড়ে। Rosuii প্যানেল, কিচেন ডিসপ্লে, স্টোরফ্রন্ট আর রিপোর্ট জুড়ে দ্বিভাষিক।
- টাকায় দাম আর ভেতরে ভ্যাট ও সার্ভিস চার্জ, পরে জুড়ে দেওয়া নয়, টাকার জন্য স্বাভাবিক।
- বড় হওয়ার জায়গা। দ্বিতীয় ব্রাঞ্চ একটি সেটিং হবে, নতুন সিস্টেম নয়। কীভাবে কাজ করে দেখুন মাল্টি-ব্রাঞ্চ রেস্টুরেন্ট ম্যানেজমেন্ট লেখায়।
- সাশ্রয়ী টাকার দাম। Rosuii ফ্রিতে শুরু, এরপর মাসে ৳৫০০ থেকে ৳২,৫০০, কোনো সেটআপ ফি নেই।
রেস্টুরেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম হিসেবে Rosuii
Rosuii ওপরের প্রতিটি উপাদান এক প্ল্যাটফর্মে জোড়ে। পিওএস টেবিল ও ওয়েটার বরাদ্দ আর সার্ভার-নিয়ন্ত্রিত প্রাইসিংসহ ডাইন-ইন, টেকঅ্যাওয়ে ও ডেলিভারি সামলায়, আর একটি কিচেন ডিসপ্লে ও একটি অর্ডার-রেডি কাস্টমার ডিসপ্লেতে খাওয়ায়। ইনভেন্টরি, কাস্টমার ও লয়ালটি, স্টাফ ও পেরোল, নিজের অনলাইন অর্ডারিং পেজ আর পূর্ণ রিপোর্টিং সব একই ডেটায় টানে, প্রতিটি রেস্টুরেন্ট নিজের আলাদা ডেটাবেস আর ব্র্যান্ডেড সাবডোমেইনে। এটি আপনার ইতিমধ্যে থাকা যন্ত্রের ব্রাউজারে চলে, তাই কেনার মতো মালিকানা কিছু নেই, আর লাইন পড়ে গেলেও এটি টিকে থাকে: পিওএস আপনার মেনু যন্ত্রে ক্যাশ করে রাখে আর বিভ্রাটের সময়ও অর্ডার নিতে থাকে, প্রতিটি অর্ডার যন্ত্রে জমিয়ে রাখে আর সংযোগ ফিরলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিঙ্ক করে। অনলাইন পেমেন্ট নিশ্চিত করা আর একাধিক যন্ত্রের সরাসরি সিঙ্ক এখনো একটি সংযোগ চায়, তাই এটি পূর্ণ অফলাইন সিস্টেম নয়, তবে একটি লাইন পড়ে গেলে আর অর্ডার নেওয়া থামে না। পুরো মডিউল তালিকা দেখুন ফিচার পেজে।
খাতা বদলাতে প্রস্তুত? আপনার ফ্রি Rosuii অ্যাকাউন্ট খুলুন, মেনু ও পিওএস সেট করুন, আর দেখুন একটি অর্ডার একসঙ্গে আপনার রান্নাঘর, স্টক ও রিপোর্ট হালনাগাদ করছে।
হালনাগাদ:
সাধারণ প্রশ্ন
রেস্টুরেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কী?
রেস্টুরেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম আর পিওএস সফটওয়্যারের পার্থক্য কী?
রেস্টুরেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কেন স্প্রেডশিটের চেয়ে ভালো?
রেস্টুরেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কি একাধিক ব্রাঞ্চে কাজ করে?
বাংলাদেশে রেস্টুরেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের খরচ কত?
রসুই দিয়ে আপনার রেস্তোরাঁ চালান
পিওএস, মেনু, ইনভেন্টরি, পে-রোল এবং আরও অনেক কিছু — বাংলাদেশের রেস্তোরাঁর জন্য তৈরি।
শুরু করুন
